Pourquoi la gestion de planning est-elle importante ?

Il existe autant de plannings que d’entreprises. En effet, la création, les fonctionnalités ainsi que les process de gestion d’un planning dépendent des caractéristiques de l’entreprise et des services qui la composent. C’est pourquoi il est essentiel de sélectionner un logiciel de planning qui répond totalement à vos besoins. Dans les lignes qui suivent, Visual Planning vous invite à découvrir les enjeux de la gestion de planning. Nous vous indiquerons également quelles pourraient être les répercussions d’une mauvaise gestion de planning pour l’entreprise. Enfin, nous vous expliquerons en quoi la solution de gestion de planning Visual Planning peut vous aider à améliorer les performances de votre entreprise.

La gestion de planning entreprise : quels sont les enjeux ?

Dès lors que la gestion de planning a une incidence directe sur les différentes stratégies de l’entreprise (commerciale, RH, gestion de projet, gestion de la production, gestion de parc, gestion des interventions…), un outil de planning doit être créé sur mesure, et ce, que soit la taille de votre entreprise (TPE/PME/PMI/Grands comptes).

Cette étape de conception/création est cruciale, car elle doit répondre à 3 enjeux majeurs.

La gestion de planning doit permettre d’anticiper les besoins pour soutenir l’opérationnel

En tant que manager et responsable des plannings, vous devez estimer vos besoins en ressources humaines et matérielles pour permettre d’avancer efficacement sur vos projets, en fonction de leur nature et de leurs plannings prévisionnels.

En mettant à jour régulièrement les données correspondant aux disponibilités et aux compétences de chaque collaborateur, vous pouvez plus facilement gérer vos équipes opérationnelles.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet qui requiert des compétences spécifiques, vous devez être en mesure de faire appel aux meilleurs profils pour répondre à la demande du client. Effectuer cette sélection manuellement vous prendrait beaucoup trop de temps. Avec un logiciel de gestion de planning, vous pouvez trouver les ressources idoines en quelques clics, à l’aide de filtres ou d’autres fonctionnalités facilitant vos recherches.

Cette anticipation des besoins est un enjeu important, car non seulement, vous collaborez plus rapidement et facilement avec vos équipes, mais vous pouvez programmer des formations ou des recrutements au gré de vos contrats et de l’évolution de vos activités.

La gestion de planning doit permettre de déployer rapidement des équipes sur le terrain ou sur l’avancement un projet

Quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, en tant que responsable des plannings, vous devez disposer d’outils efficaces pour faciliter votre gestion au quotidien. Ainsi, la gestion de planning doit être automatisée pour avoir une vision panoramique globale de votre activité en temps réel. Cela est rendu possible par la collecte d’informations régulièrement mises à jour, facilitant ainsi le travail des managers et des responsables RH.

Par exemple, si vous utilisez des feuilles Excel, vous risquez de vous confronter à des erreurs de saisie, à des difficultés de communication avec vos équipes et à des retards dans la gestion de vos projets.

En revanche, si vous travaillez sur une seule et même interface avec vos collaborateurs, vous gagnez en temps et en efficacité. Vous pouvez déployer immédiatement des équipes opérationnelles tout au long de l’année. Ainsi, l’automatisation de certaines tâches vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. En assurant le déploiement rapide de vos équipes tout au long de l’année, vous instaurez une relation de confiance avec vos clients qui sauront apprécier votre réactivité.

La gestion de planning doit permettre de suivre et d’optimiser la rentabilité de vos projets

Lorsque vous gérez un projet, vous devez trouver le meilleur moyen d’utiliser votre budget alloué afin d’optimiser votre rentabilité tout en maximisant la satisfaction client.

Lorsque vos plannings sont gérés efficacement, vous êtes capable de prévoir les dépenses dédiées à chaque poste, d’évaluer les dépenses futures ainsi que votre marge. Cette capacité d’anticipation réduit drastiquement les risques de mauvaises surprises et vous rend crédible auprès de clients. En utilisant un logiciel de gestion de planning, vous avez toutes les clés pour mener vos projets à terme, dans le respect des budgets alloués à leur démarrage.

Et vous pouvez même anticiper les éventuels aléas pour mettre en place des actions correctives rapidement et respecter le cahier des charges sans rogner sur votre marge et donc votre rentabilité.

Mauvaise gestion de planning : quelles conséquences ?

Si vous perdez un temps précieux à effectuer des tâches qui pourraient être automatisées :

• • • • Vous serez beaucoup moins réactif et vous aurez du mal à communiquer efficacement avec vos équipes ;
      • Vos capacités d’anticipation et d’adaptation seront très réduites ;
      • Vous serez tôt ou tard, confronté à des difficultés à trouver des collaborateurs, à la fois disponibles et disposant des compétences requises, pour une urgence ou une mission spécifique ;
      • Vous risquez de prendre des décisions de manière arbitraire ;
      • Vous prendrez du retard et devrez rogner sur votre marge pour essayer de tenter de compenser ce retard ;
      • Vos clients seront insatisfaits et vous risquez de perdre leur confiance ;

Par ailleurs, une mauvaise gestion de planning aura des incidences sur les relations avec la direction de l’entreprise :

• • • • Si vous n’avez une vision claire et détaillée de l’avancement de vos projets, vous ne serez pas capable d’apporter les informations dont l’équipe dirigeante a besoin pour évaluer l’efficacité des projets et affiner sa stratégie en fonction de vos reportings.
      • Lors des réunions avec les clients, si l’équipe dirigeante ne dispose pas de données fiables et vérifiables, elle perdra en crédibilité et risquera de perdre des contrats.

Enfin, une mauvaise gestion de planning a des répercussions sur la gestion des ressources humaines :

• • • • À défaut de fournir des données fiables sur les compétences et les disponibilités des collaborateurs, il est difficile de développer les talents, de programmer des formations ou d’organiser des séminaires pour fédérer et motiver les équipes…
      • Et sans visibilité sur les besoins en ressources de l’entreprise, les responsables RH ne pourront pas recruter efficacement.