Planning partagé : quel est l’intérêt d’utiliser un planning partagé ?

  Visual Planning  Société  Blog  Planning partagé : quel est l’intérêt d’utiliser un planning partagé ?

Avec la montée en puissance du travail collaboratif, de nombreuses entreprises ont fait le choix d’investir dans des solutions numériques permettant d’améliorer la collaboration entre les équipes. Parmi celles-ci, on trouve l’agenda partagé, un outil essentiel pour la gestion efficace des tâches et des projets en équipe. Il permet de visualiser clairement les activités de chacun, de coordonner les tâches, de planifier les échéances et de répartir les ressources de manière optimale.

Qu’est-ce qu’un planning partagé ?

Un planning partagé est un outil de planification qui permet à plusieurs personnes au sein d’une entreprise ou d’une équipe de visualiser et de coordonner les tâches et les événements à venir. Il permet de planifier les activités en temps réel, de suivre l’avancement des projets, d’éviter les conflits de planification et de maximiser l’efficacité de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent consulter le planning partagé pour connaître leurs tâches et responsabilités, ainsi que les échéances à respecter. Les outils de planification partagée peuvent prendre différentes formes, tels que des tableurs, des logiciels de gestion de projets ou des applications web spécialisées.

En utilisant un planning partagé, les membres de l’équipe peuvent également communiquer plus efficacement sur les tâches à effectuer, les ressources nécessaires et les délais à respecter. Cela permet une meilleure coordination entre les membres de l’équipe et une meilleure gestion du temps et des priorités.

6 raisons d’utiliser un planning partagé 

Plusieurs raisons peuvent justifier l’utilisation d’un planning partagé. Parmi elles, on peut en citer 6.

1. Vous coordonnez les tâches et les activités

En utilisant un planning partagé, les membres d’une équipe peuvent voir ce que chacun fait et s’assurer que les tâches sont réparties de manière équitable.

Exemple : vous travaillez dans une entreprise où plusieurs membres de l’équipe travaillent sur un même projet. En utilisant un planning partagé, vous pouvez facilement voir qui travaille sur quoi, ce qui permet de mieux coordonner les tâches et de s’assurer que chaque membre de l’équipe contribue au projet de manière équitable.

2. Vous évitez les conflits de calendrier 

Un planning partagé permet de voir facilement les disponibilités de chacun, ce qui facilite la planification de réunions, d’appels, de déplacements et d’autres événements.

Exemple : vous travaillez avec des collègues dans des fuseaux horaires différents. En utilisant un planning partagé, vous pouvez facilement voir les disponibilités de chacun et planifier des réunions et des appels en fonction de ces disponibilités. Cela évite les conflits de calendrier et vous permet de maximiser le temps que vous passez à travailler ensemble.

3. Vous gagnez du temps 

En ayant un aperçu clair des tâches et des disponibilités, il est possible de planifier plus efficacement et de minimiser les retards et les erreurs.

Exemple : vous travaillez sur un projet avec de nombreux détails et échéances. En utilisant un planning partagé, vous pouvez facilement voir les tâches qui ont été accomplies et celles qui restent à faire, ainsi que les échéances à venir. Cela vous permet de planifier plus efficacement votre temps et de minimiser les retards et les erreurs.

4. Vous optimisez la productivité 

En gagnant du temps dans la gestion de plannings au quotidien, vous pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur de métier et améliorer votre productivité et celle de vos équipes.

Exemple : vous travaillez sur un projet dans le domaine de la fabrication ou de la production. En planifiant et organisant les tâches et les ressources nécessaires en temps réel, les membres de l’équipe peuvent suivre le planning, connaître les tâches à accomplir et les échéances à respecter, signaler tout retard ou obstacle. En optimisant la planification et l’utilisation des ressources, le planning partagé permet d’améliorer la productivité de l’équipe, minimiser les retards et garantir une livraison dans les délais impartis.

5. Vous favorisez la transparence 

Un planning partagé peut aider à promouvoir une culture de transparence et de responsabilité en rendant les informations facilement accessibles à tous les membres de l’équipe.

Exemple : vous travaillez dans une entreprise où il est important de partager des informations avec l’ensemble de l’équipe. En utilisant un planning partagé, vous pouvez facilement partager les informations sur les tâches, les échéances et les disponibilités avec tous les membres de l’équipe. Cela favorise une culture de transparence et de responsabilité.

6. Vous améliorez le travail collaboratif 

En travaillant sur un même planning, les membres de l’équipe peuvent mieux se coordonner et travailler ensemble de manière plus efficace.

Exemple : vous travaillez avec une équipe répartie sur plusieurs sites. En utilisant un planning partagé, vous pouvez facilement collaborer avec l’ensemble de l’équipe et vous assurer que chacun travaille sur les mêmes tâches et dans le même sens. Cela améliore la collaboration et permet à l’équipe de travailler de manière plus efficace.

Pourquoi choisir Visual Planning comme solution de planning partagé ?

Visual Planning est un logiciel de gestion de projet qui offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la planification et la coordination des tâches au sein d’une entreprise.

Il intègre notamment la fonction de planning partagé en permettant à plusieurs utilisateurs sélectionnés de consulter et de modifier en temps réel le planning commun. Les modifications apportées sont instantanément mises à jour pour tous les utilisateurs concernés.

Voici quelques-unes de ses fonctionnalités :

• • • Planification et gestion des tâches : Visual Planning permet de créer des tâches et de les organiser dans un planning personnalisé. Il est possible de définir des échéances, des priorités, des durées et des affectations de ressources pour chaque tâche.
    • Gestion des ressources : Le logiciel permet de gérer les ressources (humaines, matérielles, financières) et de les affecter aux tâches en fonction de leur disponibilité. Il est également possible de visualiser l’utilisation des ressources en temps réel.
    • Suivi de l’avancement des projets : Visual Planning permet de suivre l’avancement des projets en temps réel, grâce à des indicateurs de performance et des rapports d’activité. Les membres de l’équipe peuvent ainsi suivre l’état des tâches et des projets et anticiper les éventuels retards.
    • Collaboration et communication : Le logiciel facilite la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, grâce à des fonctionnalités telles que les commentaires, les notifications et les alertes. Les membres de l’équipe peuvent ainsi échanger des informations et des documents en temps réel.
    • Personnalisation et flexibilité : Visual Planning est un outil très flexible qui permet de personnaliser les plannings et les vues selon les besoins de l’entreprise ou de l’équipe. Il est possible de définir des filtres, des couleurs et des règles pour adapter le planning aux spécificités de chaque projet.
    • Accessibilité et sécurité : Visual Planning est un outil disponible en version web, qui permet une accessibilité facile pour tous les membres de l’équipe. Le logiciel offre également une sécurité renforcée pour garantir la confidentialité des données de l’entreprise.

Outil de gestion de projets Visual Planning

Disponibles en mode achat de licence ou en mode SaaS, Visual Planning s’adresse aussi bien aux TPE/PME qu’aux EI et aux grands comptes. A la fois simple, ergonomique et intuitif, notre solution logicielle est facilement accessible aux managers, responsables, ainsi qu’aux collaborateurs.

Si vous souhaitez découvrir les fonctionnalités de l’outil adaptés à vos besoins et à votre activité, n’hésitez pas demander une démonstration personnalisée ici.👇

Vous pouvez également découvrir comment nos clients ont pu atteindre leurs objectifs grâce à Visual Planning, à travers nos études de cas.