Les meilleures pratiques pour réaliser un planning d’équipe efficace

La gestion de planning est indispensable pour optimiser l’utilisation des ressources et assurer une meilleure productivité à l’entreprise.

Mais entre les objectifs de rentabilité et les exigences liées aux conventions collectives et au bien-être des collaborateurs, il n’est pas toujours facile de réaliser des plannings d’équipe efficaces. Néanmoins, l’utilisation d’un logiciel de planning peut vous aider à organiser les horaires des équipes de manière optimale. Dans cet article, nous vous présenterons quels sont les différents types de planning de travail. Puis, nous vous expliquerons comment élaborer un planning de travail efficace.

Quels sont les différents types de planning de travail ?

Parmi les types de planning de travail les plus courants, il en existe 3 principaux.

Le planning à temps plein

Un planning à temps plein correspond généralement à 35 heures de travail hebdomadaire, du lundi au vendredi, sur une plage horaire allant de 9h à 17h.

Tous les membres de l’équipe travaillent aux mêmes horaires. Cela facilite les communications avec les partenaires et autres parties prenantes.

Ce type de planning convient aux entreprises qui ont besoin d’une présence constante de leur personnel pendant les heures de travail.

Le planning à temps partiel

Un planning à temps partiel implique que les employés travaillent moins d’heures que leurs collègues à temps plein. Cela peut être bénéfique pour les postes qui ne nécessitent pas une présence constante ou pour les collaborateurs qui souhaitent travailler moins d’heures. Les horaires de travail sont adaptés aux disponibilités de chacun, ce qui peut rendre la planification plus complexe. La planification des horaires à temps partiel nécessite souvent une communication et une coordination étroites entre les membres de l’équipe.

Le planning à temps flexible

Un planning à temps flexible permet aux collaborateurs de travailler à des horaires différents en fonction de leurs disponibilités et de leurs préférences. Ils peuvent ainsi travailler à temps partiel ou à temps plein, mais avec des horaires de travail plus flexibles. C’est un modèle de planification intéressant pour ceux qui ont des engagements personnels ou familiaux, ou qui ont besoin de travailler à des heures non traditionnelles.

La flexibilité des horaires peut améliorer la satisfaction et la productivité des employés, mais peut également rendre la planification plus complexe. Les employeurs doivent donc prendre en compte les disponibilités de chacun et veiller à ce que les heures de travail soient équitablement réparties entre les membres de l’équipe.

Comment élaborer un planning de travail efficace : les bonnes pratiques

A priori, on pourrait penser qu’un planning de travail est un outil facile à mettre en place. Il suffirait d’indiquer les périodes de travail de chaque collaborateur pour obtenir une planification efficace. Or, cette tâche est bien plus complexe qu’il n’y paraît. Toutefois, avec une bonne méthodologie et un bon logiciel de gestion de planning, vous pouvez créer un planning dynamique optimal. Voyons quelles étapes permettent de réaliser ce type de planning.

Un bon planning, c’est avant tout un travail d’équipe !

N’espérez pas réaliser un planning de travail efficace, tout seul, dans votre coin.

Le planning d’équipe nécessite la collaboration de tous les membres. Impliquez-les dans la gestion du planning pour des salariés performants et engagés. Pour cela, centralisez la communication sur votre outil de planification et :

• • Autorisez l’échange de plages horaires selon les préférences.
  • Encouragez les membres à postuler pour les créneaux disponibles.
  • Garantissez une rotation équitable pour tous.

Déterminez les responsabilités de chaque collaborateur

Chaque projet comporte des responsabilités pour vos employés. Pour suivre facilement l’activité, centralisez les tâches et responsabilités de chacun sur un outil de gestion de planning. Ainsi, vous saurez qui travaille sur quoi, depuis quand et jusqu’à quel moment.

Pour faciliter cette étape, suivez ces quelques conseils :

• • Mettez-vous d’accord sur vos emplois du temps et passez en revue votre liste de tâches.
  • Ajoutez les tâches de votre équipe à un outil en ligne.
  • Dressez une liste de tâches hebdomadaire ou mensuelle pour des mises à jour régulières.
  • N’oubliez pas d’inclure les autres éléments à garder en tête par votre équipe.
  • Utilisez un organigramme des tâches pour identifier celles qui sont nécessaires à chaque projet.
  • Laissez les membres de votre équipe décider de leur propre planning quotidien en ajoutant des tâches directement en ligne.

Planifiez les pauses et les congés

Lorsque vous planifiez les horaires de votre personnel, il est important de prendre en compte les pauses légales qui sont prévues par la convention collective applicable. En effet, si ces pauses sont supérieures à 20 minutes, vous devez les intégrer à l’avance dans votre planification. En procédant de la sorte, vous vous assurez que vous avez toujours les bonnes compétences sur le terrain, au moment où vous en avez besoin. Cette même logique doit s’appliquer à la gestion des congés et des absences de vos employés.

Il est également important de garder en tête les exigences de productivité de votre entreprise lorsque vous planifiez les pauses et les congés de votre équipe. Veillez à planifier les pauses légales de façon à éviter les chevauchements, qui pourraient nuire à la qualité du travail effectué. Si possible, programmez des pauses automatiques dans votre planning d’équipe pour faciliter la gestion des pauses et éviter les oublis.

Veillez à assurer un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée

Il est important de ne pas perdre de vue l’aspect humain lors de la gestion de l’emploi du temps d’une équipe. Il faut veiller à ce que les horaires de travail respectent l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des employés. Cela implique de ne pas considérer uniquement le coût du travail, mais également le bien-être de l’équipe.

Pour atteindre cet objectif, il est recommandé d’éviter les horaires de travail fragmentés qui pourraient perturber la vie personnelle des salariés.

Il est également possible de planifier des tâches connexes en cas de besoin pour remplir les journées de travail. Si un emploi du temps flexible n’est pas envisageable, une alternative pourrait être le travail en rotation, comme un planning 4×8.

En prenant en compte ces considérations, vous pourrez favoriser un environnement de travail sain et équilibré pour votre équipe.

Profitez à plein de l’automatisation des logiciels de gestion de planning

Il est évident que l’utilisation d’Excel pour créer un planning d’équipe peut être limitée, notamment en ce qui concerne l’absence de fonctionnalités telles que l’automatisation. Non seulement cela représente une perte de temps considérable, mais cela peut également entraîner des risques d’erreurs et une surcharge de travail pour vos employés. Heureusement, un outil de gestion de planning dédié peut grandement faciliter la vie de votre équipe.

Avec un logiciel de gestion de planning, vous pouvez notamment :

• • Définir facilement une durée d’exécution pour chaque tâche récurrente ;
  • Programmer la réattribution d’activités en cas d’absence ou de surcharge d’un employé ;
  • Automatiser le report des échéances pour les projets décalés ou rallongés.

Ces fonctionnalités permettront à votre équipe de se concentrer sur les tâches les plus importantes, sans avoir à se soucier de la gestion du planning.

Choisissez les options d’affichage selon vos besoins

Lorsque vous utilisez un outil de planification en ligne, vous pouvez visualiser votre planning de travail de plusieurs manières. Les modes d’affichage proposés par le logiciel constituent un autre avantage important.

• • La vue de type « calendrier » vous permet de mieux comprendre les échéances, tandis que la vue « liste » vous offre toutes les informations pertinentes sur chaque tâche.
  • La table Kanban organise les tâches en colonnes correspondant à différentes étapes du travail, permettant une visualisation claire de l’avancement du projet.
  • Le diagramme de Gantt est un autre outil utile pour voir les dépendances et les jalons clés.

Tous ces modes d’affichage vous aident à avoir une vue d’ensemble de votre équipe et du projet en cours. Certains outils de planification en ligne offrent également des fonctionnalités de gestion de projet pour suivre l’avancement des tâches et contribuer à leur réalisation.