Dans votre entreprise, vous travaillez en mode projet et cela fonctionne plutôt bien. Cependant, comme vous vous en êtes sans doute rendu compte, la gestion de planning pour projet, ce n’est pas un long fleuve tranquille… Mais plutôt une rivière tumultueuse.
S’il vous arrive de rencontrer des problèmes avec vos projets, vous vous demandez sans doute s’il existe une solution pour les éviter une bonne fois pour toutes ! Cela permettrait à votre équipe de travailler plus efficacement et rapidement, mais c’est également un gain financier pour l’entreprise. En effet, plus un projet traîne, plus il coûte de l’argent et peut impacter la réputation d’une entreprise.
L’équipe de Visual Planning fait le point avec vous concernant les problèmes courants que l’on rencontre en gestion de projet et leurs solutions.
Un imprévu pendant un projet ? Rien de plus normal !
Dans un premier temps, nous vous recommandons de relativiser. Pour qu’un projet réussisse, bien évidemment, il faut parvenir à limiter les imprévus au maximum. Cependant, il est impossible de totalement les éviter. Pour ne pas paniquer le jour où votre équipe projet se retrouve face à un problème, nous vous conseillons donc de mettre en place un scénario pour chaque problème que vous pourriez rencontrer. De cette manière, si le problème se présente, vous pourrez réagir rapidement et l’impact sur le projet devrait donc être minime.
Anticiper les problèmes, cela ne permet pas toujours de les éviter, mais c’est une bonne stratégie pour les gérer au mieux.
Le plus important ? L’identification du problème !
Mais alors, comment choisir la solution au problème que vous rencontrez en gestion de projet ? En réalité, il n’existe jamais une solution unique. Déjà, elle dépend du problème. Vous ne pouvez pas appliquer la même solution à la situation A et à la situation B, cela n’aurait pas de sens. Ensuite, cela dépend également de votre entreprise : pour un même problème, une solution différente pourra être appliquée dans 2 entreprises, tout simplement, car elles n’ont pas les mêmes budgets à disposition… ni la même culture d’ailleurs.
Résumons… Si vous rencontrez un problème lors d’un projet, voici les 2 premières étapes par lesquelles nous vous recommandons de passer :
- Relativisez : les problèmes sont courants et parfois impossibles à éviter en gestion de projet.
- Prenez le temps de bien identifier le problème pour trouver la solution adaptée.
Adaptez la solution au problème
Comme vous l’avez compris, vous allez devoir adapter la solution au problème rencontré. Faisons le point sur quelques causes d’échec des projets et sur de potentielles solutions pour chacune d’entre elles.
Votre projet prend du retard par rapport à ce que vous avez défini au départ ? Il faut que vous trouviez rapidement une solution, car cela risque de coûter cher à votre entreprise. Commencez par vous demander pourquoi le projet prend du retard :
- Est-ce que le planning et les différentes tâches ont bien été définis dès le début du projet ?
- Est-ce que toutes les ressources (humaines, financières, matérielles) sont bien mises en œuvre ?
Par exemple, en analysant la situation, vous vous rendrez peut-être compte qu’un membre important de l’équipe projet est souvent absent. Cela impacte le projet dans sa globalité et c’est plutôt dangereux. Le remplacer ou allouer une ressource humaine supplémentaire peuvent être des solutions à envisager pour rattraper le retard.
Autre cause d’échec :
Le manque de communication dans une équipe projet. Si les informations ne circulent pas correctement et que l’ambiance de travail n’est pas au beau fixe, c’est un véritable risque pour le projet. Dans un cas comme celui-là, que faire ? En tant que manager, vous avez une grande part de responsabilité. Nous vous conseillons d’identifier le véritable problème afin de mettre en place une solution qui pourra souder à nouveau votre équipe. Par exemple, certains membres de l’équipe projet sont peut-être surchargés de travail et d’autres pas du tout : un meilleur équilibre de la charge de travail peut être une bonne solution. Autre exemple : si l’équipe en interne a du mal à faire confiance aux intervenants extérieurs, pourtant très importants pour la réussite du projet, il sera peut-être bon d’organiser une rencontre pour tout remettre à plat.
Bien évidemment, si les problèmes que vous rencontrez concernent principalement le planning, nous ne pouvons que vous conseiller d’adopter des logiciels adaptés qui vous faciliteront grandement la vie. C’est notamment le cas de Visual Planning. Contactez-nous sans plus attendre pour en savoir plus sur notre outil de gestion de projet et de planification.
Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
