La gestion de projets collaboratifs : tout ce qu’il faut savoir

Ces dernières années, le travail collaboratif a connu une montée en puissance significative, notamment depuis l’épidémie de la COVID-19 ; il a fortement transformé la façon dont les projets sont gérés au sein des entreprises.

Contrairement à la gestion de projet classique, où un chef de projet dicte les tâches et surveille leur exécution, le modèle collaboratif met l’accent sur l’équipe et la communication comme moteurs essentiels. Pourtant, la gestion de ces projets peut être semée d’embûches, synonymes de perte d’argent et de temps pour les entreprises.

Après avoir défini les grandes lignes d’un projet collaboratif réussi, cet article vous présentera les 9 pièges à éviter dans la conduite de ce type de projet, en indiquant des solutions pratiques pour chacun de ces défis.

Enfin, vous découvrirez la solution de gestion de projet intégrale de Visual Planning, offrant des fonctionnalités cruciales pour la communication, la gestion des ressources et la flexibilité nécessaire à la réussite des projets collaboratifs.

Définissez la « raison d’être » de votre projet collaboratif

La première étape cruciale est de définir votre “Pourquoi”. Oubliez le jargon habituel, et concentrez-vous sur l’essence même de votre projet.

La « raison d’être » devient alors le point d’ancrage, qui définit les bases du projet, établit des objectifs spécifiques et mesurables, et intègre le caractère collaboratif.

Il est important d’intégrer la collaboration dès le démarrage du projet, car elle assure l’engagement des membres et la construction d’une identité commune.

Élaborez le périmètre de votre projet : « Quoi, Qui, Quand, Où et Comment »

La deuxième étape consiste à définir le périmètre interne du projet. Il ne s’agit pas seulement de lister les ressources nécessaires, mais également de faire un état des lieux de l’existant au sein de votre organisation.

Réalisez une cartographie du périmètre du projet

La cartographie du périmètre du projet se fait de manière visuelle et participative. Il est essentiel de dresser un état des lieux, de reconnaître les ressources déjà existantes, et de lister celles nécessaires mais non acquises. Les ateliers de cadrage avec les parties prenantes contribuent à explorer le champ d’action élargi, évitant ainsi de se perdre dans un périmètre trop vaste.

Assurez-vous que le périmètre est clair et partagé au sein de l’équipe projet

La clarté du périmètre interne et élargi du projet est essentielle. Chaque membre de l’équipe doit avoir une vision précise du champ d’action et de l’impact potentiel du projet. La collaboration, à cette étape du projet, permet à chacun de reconnaître l’importance de son rôle, sa contribution et sa compétence.

Planifiez votre projet en le rendant clair, spécifique et flexible

A ce stade du projet, il ne s’agit pas simplement de définir des échéances strictes, mais de clarifier les responsabilités individuelles et collectives. Ces “points d’étapes” servent non seulement à évaluer la progression, mais également à identifier les “Quick Win”, ces petites victoires rapides qui stimulent la dynamique collaborative.

L’approche collaborative assure une flexibilité qui permet de gérer les imprévus tout en favorisant la spontanéité et la créativité des membres de l’équipe projet.

Établissez un planning collectif clair et cohérent

La mise en place d’un planning collectif nécessite une grande clarté. Chaque membre doit comprendre les délais, les livrables, et les responsabilités qui lui incombent. La communication régulière, favorisée par des points d’étapes, permet de maintenir une dynamique positive.

Misez sur la flexibilité pour anticiper l’inattendu

La flexibilité dans la planification permet d’anticiper les imprévus tout en restant aligné sur les objectifs du projet. Cette flexibilité offre également l’espace nécessaire à l’émergence de nouvelles idées, favorisant ainsi la créativité.

Pensez aux « Quick Win » pour motiver votre équipe

Les “Quick Win” sont des actions à succès rapides qui jouent un rôle crucial. Elles renforcent la motivation, stimulent l’enthousiasme, et maintiennent une dynamique positive. La collaboration facilite l’identification de ces actions, renforçant ainsi le sentiment d’accomplissement.

Ce que vous pouvez apprendre du PMI sur la réussite des projets collaboratifs

Le PMI (Project Management Institute), par le biais d’une enquête approfondie, a dévoilé des enseignements précieux sur la réussite des projets collaboratifs.

Les critères essentiels à la réussite de vos projets collaboratifs

L’enquête du PMI met en lumière des critères essentiels à la réussite des projets :

• Le respect des délais,
• La maîtrise du budget,
• La réalisation des objectifs initiaux,
• La génération de bénéfices élevés.

Les entreprises championnes se démarquent par leur capacité à exceller dans ces domaines.

Inspirez-vous des pratiques des entreprises qui ont fait leurs preuves

Se nourrir du succès des entreprises championnes est une stratégie intelligente. Pour atteindre un tel niveau de réussite, il est impératif de comprendre les pièges à éviter dans la conduite des projets collaboratifs. Les enseignements tirés de ces erreurs courantes sont une feuille de route précieuse pour toute entreprise cherchant à devenir championne dans la réalisation de projets collaboratifs.

Les 9 pièges à éviter dans la conduite de votre projet collaboratif

Le succès des projets collaboratifs repose sur des fondements solides de travail d’équipe et de communication efficace. Pourtant, de nombreuses initiatives collaboratives échouent, entraînant une perte de temps et d’argent pour les entreprises. Dans ce contexte, il est essentiel d’identifier et d’éviter certains pièges courants, relevés par le PMI à travers son enquête approfondie.

Le scope creep ou dérive du contenu

Le scope creep, signalé par 92 % des chefs de projet comme cause d’échec, se manifeste par des charges de travail supplémentaires ou des changements d’objectifs. Gérer cette dérive nécessite un cahier des charges clairement défini, documenté et contrôlé. L’absence d’objectifs bien définis, une communication inadéquate et le manque de supervision peuvent être à l’origine de cette dérive.

Le non-respect des délais

Le non-respect des délais, signalé chez les entreprises non digitalisées en 2019, peut résulter du manque d’objectifs clairs, d’une mauvaise planification des ressources et de l’absence de jalons préétablis.

Le dépassement budgétaire

Environ 85 % des projets dépassent leur budget, souvent en raison d’un budget prévisionnel non défini, de mauvaises estimations et de la dérive du contenu.

La charge de travail partagée de façon inéquitable entre les salariés

Un déséquilibre dans la répartition des tâches peut compromettre la réussite du projet. Des défauts tels qu’une mauvaise définition des missions et un manque de motivation peuvent en être la cause.

Le manque de motivation au sein d’une équipe 

Le manque de motivation peut ralentir considérablement la progression des projets collaboratifs. Des équipes mal composées, un sous-effectif ou un recours exclusif aux ressources internes peuvent contribuer à ce problème.

Les problèmes de communication

La communication inadéquate, rapportée par plus de 70 % des employés, peut résulter de la mauvaise circulation de l’information, de l’utilisation d’outils inefficaces, et de la communication de masse noyant les données importantes.

Le travail répétitif

Les retouches, représentant jusqu’à 23 % des coûts de certains projets, peuvent résulter d’un travail mal fait initialement, de tâches effectuées simultanément par plusieurs personnes, ou d’un manque de communication et de planification.

Le travail non accompli

Les projets peuvent échouer lorsque des tâches ne sont pas attribuées correctement, que les gens sont débordés, ou en raison d’un manque de ressources ou d’outils.

Le départ des membres de l’équipe avant la fin du projet

Le départ prématuré des membres de l’équipe peut entraîner un déséquilibre de la charge de travail, une diminution du moral et une baisse de la qualité des résultats du projet.

Comment Visual Planning peut vous aider à gérer efficacement vos projets collaboratifs

Visual Planning se positionne comme un allié essentiel pour éviter les pièges courants dans la gestion de projets collaboratifs.

En assurant une excellente communication entre les membres de votre équipe, le logiciel crée un environnement propice à l’échange d’informations cruciales en temps réel.

De plus, en facilitant la prise de décisions basées sur des données précises, Visual Planning garantit une direction claire et efficiente du projet.

Autre avantage majeur de Visual Planning : sa capacité à gérer toutes les ressources de manière efficace et ordonnée. En fournissant une vue d’ensemble complète des ressources disponibles et nécessaires, le logiciel permet une planification optimale, contribuant ainsi à respecter les délais et à maintenir le budget prévu.

En outre, Visual Planning offre la flexibilité nécessaire pour gagner du temps et accroître la productivité. La mobilité qu’il offre dans la gestion des techniciens sur le terrain garantit une réactivité accrue et une adaptation aux changements en temps réel.

Ainsi, en adoptant Visual Planning, vous bénéficiez d’un outil puissant pour relever les défis de la gestion de projets collaboratifs.

En bref…

La réussite des projets collaboratifs repose non seulement sur la reconnaissance des pièges potentiels mais aussi sur l’adoption de solutions adaptées. Visual Planning se présente comme une réponse complète, offrant des fonctionnalités cruciales pour la communication, la gestion des ressources et la flexibilité nécessaire à la réussite des projets collaboratifs.

Si vous aspirez à devenir une organisation championne dans la gestion de projets, l’intégration de Visual Planning s’impose comme une étape clé vers l’efficacité, la productivité et la réalisation réussie de vos objectifs collaboratifs.

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