Lorsque vous travaillez sur un logiciel de planning entreprise et gestion de projets, une bonne planification est essentielle.
Mais parfois, entre les agendas personnels et l’agenda de l’entreprise, il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver. Heureusement, certains logiciels de planning entreprise permettent désormais de synchroniser votre outil de gestion de planning vers les calendriers personnels Google ou Microsoft 365. Voyons de plus près comment ça marche ?
En quoi consiste la synchronisation vers les agendas personnels
Bien souvent, dans le cadre d’une planification de projet, vous devez jongler entre votre logiciel de gestion et vos agendas de messageries (Ms Outlook, Google, …).
Grâce à la synchronisation des agendas, vous pouvez afficher vos événements, de manière synchronisée, directement dans votre interface de gestion de projets.
Vous voyez apparaître automatiquement les différents jalons de vos projets dans votre calendrier personnel : étapes du projet, rendez-vous, réunions internes, réunions clients, etc.
Cette synchronisation vers les agendas personnels vaut pour tous les calendriers personnels de chaque collaborateur.
Ensuite, pour savoir à quel projet correspond tel ou tel évènement inscrit dans votre calendrier personnel, il suffit de cliquer sur l’évènement pour en découvrir le détail.
Ainsi, à chaque nouvel élément inscrit dans votre calendrier personnel (de type iCal par exemple) s’affiche directement dans vos agendas Google ou Microsoft 365 grâce à la synchronisation automatique des événements. Votre calendrier personnel n’est alors plus considéré comme un calendrier externe mais bien comme un calendrier directement rattaché à vos outils de messagerie personnelle (comme Outlook par exemple).
Exemple de migration d’un évènement iCal vers l’API Calendrier Google (source : Visual Planning)
Comment synchroniser iCal et Google Agenda ?
- Ouvrez iCal.
- Allez dans le menu « Calendrier », puis sélectionnez « Préférences ».
- Cliquez ensuite sur l’icône « Comptes ».
- Cliquez sur le petit « + » situé en bas à gauche de la fenêtre.
- Choisissez un fournisseur de compte calendrier : iCloud, Exchange, Google, Facebook…
- Et finalement cliquez sur « valider » pour synchroniser les agendas.
Comment synchroniser vos agendas via un logiciel de planning entreprise
Pour une synchronisation globale de l’ensemble des événements et projets vers vos agendas personnels, cliquez sur menu « Intégrations » par l’intermédiaire de votre compte professionnel.
Dans le cas d’une gestion en mode projet, sélectionnez le projet qui vous intéresse et cliquez sur l’icône qui apparaît au niveau de la date pour synchroniser les évènements liés à ce projet vers un agenda sélectionné (Google Agenda, Microsoft Outlook…).
Ainsi, pour une synchronisation optimale de vos agendas et une gestion de planning efficace, il vous suffit de choisir le module de gestion le mieux adapté à vos contraintes et à votre environnement de travail.
Pour en savoir plus sur les possibilités de synchronisation vers les agendas personnels Google et Microsoft 365, découvrez sans plus attendre les fonctionnalités proposées par l’outil de gestion de projets/gestion de production Visual Planning.
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Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
