Gestion des interventions : comment convaincre vos techniciens d’adopter un nouveau logiciel ?

Tout changement au sein de l’entreprise peut provoquer des réticences chez certains collaborateurs qui ont parfois du mal à bousculer leurs habitudes. Et cela se produit surtout lorsqu’il y a un manque de communication et de pédagogie auprès des équipes. Dans le cas d’une société de services amenée à gérer les interventions sur le terrain, vous devez disposer, en tant que manager, d’un outil efficace pour piloter votre activité SAV. Et cela passe par l’adoption d’un logiciel de gestion des interventions. Mais comment réussir à faire adopter l’outil par vos techniciens ? Pour cela, il faut mettre en place une stratégie de conduite du changement. Visual Planning vous livre quelques conseils pour vous aider à y parvenir.

Conseil n°1 : expliquez en quoi le nouveau logiciel va leur faciliter le quotidien

De la même manière qu’un vendeur va présenter les atouts d’un produit pour convaincre son client de l’acheter, un manager doit se montrer convaincant auprès de ses équipes lorsqu’il s’agit de changer les habitudes de travail.

Il va devoir « vendre » le nouveau logiciel à ses collaborateurs. Et pour cela, il va leur expliquer ce que l’outil va concrètement leur apporter dans leur activité quotidienne.

En tant que gestionnaire des interventions, évitez les formules évasives et insistez sur les fonctionnalités de l’outil. Cela leur permet de se faire une idée précise des usages qu’ils pourront en faire dans la réalisation de leurs missions.

En gagnant du temps dans la planification et le suivi des interventions, il sera beaucoup facile d’organiser les tournées et de gérer l’affectation des ressources adéquates selon les disponibilités et les compétences.

Si vous parvenez à démontrer l’utilité de l’outil pour chacune de vos équipes, ils seront plus enclins à l’essayer puis à l’adopter. Parmi les avantages qu’un technicien peut attendre d’un logiciel de planification, on peut citer : la simplicité d’utilisation, l’accessibilité de l’outil depuis un appareil mobile, l’automatisation de certaines tâches permettant de gagner du temps, la possibilité de faire remonter les informations en temps réel, une meilleure gestion des plannings pour satisfaire chaque collaborateur, une anticipation des besoins pour éviter les retards et améliorer la satisfaction client…

Conseil n°2 : trouvez les collaborateurs les plus influents pour vous seconder

Il peut arriver que certains collaborateurs fassent bloc pour montrer leur réticence au changement. Pour dénouer ce type de situation et éviter de tomber dans l’impasse, faite appel à des collaborateurs dont vous savez qu’ils exercent une certaine influence sur vos équipes de techniciens. Exerçant le même poste qu’eux, ils sauront trouver les mots justes pour les convaincre d’adopter un nouveau logiciel. Mais avant d’en arriver là, il vous faut, en tant que manager, préparer les référents que vous aurez désignés.

Vous pouvez par exemple mettre en place une équipe de quelques référents à qui vous ferez tester l’outil en interne.

Avant l’étape du test, interrogez-les sur ce qu’ils attendent d’un logiciel pour faciliter leur travail au quotidien.

Ensuite, présentez-leur l’outil et proposez-leur de l’utiliser durant plusieurs semaines.

Une fois qu’ils l’auront bien pris en main, aussi bien sur un poste fixe que sur un appareil mobile (tablette, smartphone), ils seront en mesure d’expliquer à leurs collègues en quoi le logiciel peut vraiment les aider dans leur travail. Étant donné que les référents exercent le même travail que leurs collègues et connaissent parfaitement leurs besoins, leur parole aura bien plus de résonance que si elle vient d’un supérieur hiérarchique.

Conseil n°3 : prévenez vos collaborateurs suffisamment à l’avance du projet d’acquisition du nouveau logiciel

Il n’y a rien de plus rédhibitoire que d’être mis au pied du mur lorsque l’entreprise décide d’opérer un changement dans ses process de travail. Le déploiement d’un nouveau logiciel de gestion des interventions doit être préparé en amont afin d’éviter les réactions de rejet.

Aussi, faites preuve de pédagogie et communiquez en interne, et ce, dès la phase de recherche du logiciel. Vous pouvez par exemple programmer une réunion de présentation pour prendre le temps de bien expliquer les tenants et aboutissants du projet à vos équipes.

Vous pouvez également organiser un séminaire pour fédérer vos collaborateurs autour de ce projet commun. A vous de trouver la ou les moyens de communication interne les plus adaptés pour faire passer le message efficacement.

Ensuite, lorsque le choix du logiciel est arrêté, impliquez le prestataire pour montrer à vos collaborateurs qu’ils peuvent obtenir toutes les réponses aux questions qu’ils se posent.

Conseil n°4 : déployez le logiciel, étape par étape

Lorsqu’arrive le moment de mettre en en place le logiciel au sein de l’entreprise, il est important de procéder par étapes.

Composez une équipe pilote, réunissant les référents ayant déjà communiqué sur le logiciel, ainsi que les collaborateurs les plus motivés, pour démarrer le déploiement du projet.

Échangez régulièrement avec l’équipe pilote pour vous assurer qu’ils ont bien pris en main l’outil. Ils pourront ensuite plus facilement transmettre à leur collègues leurs impressions positives sur l’utilisation du logiciel.

Lorsque le message est bien passé et que l’adhésion des équipes est unanime, passez au déploiement général du logiciel. L’équipe pilote pourra accompagner leurs collègues pour les aider à comprendre certaines fonctionnalités et leur montrer comment obtenir des résultats concrets. C’est en travaillant de concert et en communiquant régulièrement avec ses équipes, que l’entreprise réussira à faire adopter son nouveau logiciel de gestion des interventions.

Chaque collaborateur doit se sentir écouté et impliqué pour augmenter son niveau d’engagement dans ce nouveau projet.