7 conseils pour favoriser le partage d’information entre le terrain et le bureau

Visual Planning Société Blog 7 conseils pour favoriser le partage d’information entre le terrain et le bureau

En entreprise, il est primordial que les informations circulent parfaitement entre les différents services et plus particulièrement entre le terrain et le bureau.

En effet, si un collaborateur reçoit une information incomplète ou erronée, le risque est grand pour la société : il peut y avoir un impact (négatif !) sur les projets en cours.

Découvrez 7 conseils pour favoriser le partage d’information dans votre entreprise.

Un outil collaboratif pour partager l’information simplement et en toute sécurité

Certains de vos collaborateurs travaillent sur le terrain. D’autres au siège de votre société. Pour qu’ils puissent s’échanger des informations en toute sécurité, il est nécessaire que vous mettiez à leur disposition des outils collaboratifs pratiques et simples à utiliser.

Les outils collaboratifs permettent d’échanger des informations ainsi que des documents en un clin d’œil. Les données sont ainsi centralisées, ce qui permet aux différents membres d’une équipe projet d’y avoir accès à tout moment, quelle que soit leur situation géographique.

Le point fort de ces outils, c’est qu’ils permettent également de protéger les données partagées. En effet, dans le contexte actuel, il faut vraiment faire très attention au vol des données, surtout si celles que vous êtes susceptibles de partager sont sensibles au sein de votre entreprise.

Un outil unique pour gagner du temps

Dans le paragraphe précédent, nous avons évoqué les outils collaboratifs dans leur ensemble. En réalité, dans votre entreprise, vous n’aurez besoin que d’un seul outil. En effet, il est préférable d’utiliser un logiciel unique pour le terrain et le bureau : c’est un véritable gain de temps pour toutes les équipes et au moins, vous aurez la garantie que les informations ne seront pas dispersées entre plusieurs outils.

Par exemple, Visual Planning est un logiciel de planification qui se compose de plusieurs modules. Ces derniers permettront à vos équipes de bien travailler et collaborer ensemble.

S’entraider plutôt que simplement échanger des données

Les outils collaboratifs ne doivent pas uniquement permettre d’échanger des informations et des documents. En effet, les données qui sont partagées peuvent parfois ne pas sembler très claires pour certains collaborateurs. Il faut donc que ces derniers puissent échanger et s’entraider, notamment via un espace de discussion intégré au logiciel.

N’oubliez pas de former vos collaborateurs sur le terrain et au bureau

Bien évidemment, même si vous choisissez l’outil collaboratif le plus performant, tout n’est pas gagné. En effet, encore faut-il que vos équipes jouent le jeu et acceptent d’utiliser le logiciel au quotidien.

Nous vous conseillons donc de former vos équipes (qu’elles soient sur le terrain ou au bureau) à l’utilisation de l’outil sélectionné. Expliquez-leur les avantages qu’ils vont en retirer (gain de temps, de productivité…), il ne faut pas qu’ils voient le logiciel de partage de données comme une tâche de plus à accomplir dans la journée, mais plutôt comme un atout.

Imaginez une véritable stratégie pour le partage d’information dans votre entreprise

Choisir un outil collaboratif adapté aux besoins de vos collaborateurs est indispensable pour favoriser le partage d’information dans votre entreprise. Mais cela ne suffit pas. En effet, il va également falloir que vous décidiez d’une véritable stratégie pour faciliter le travail de vos équipes.

Ainsi, nous vous recommandons de définir une classification pour les informations susceptibles d’être partagées leur :

• Caractère urgent
• Degré de confidentialité
• Sensibilité
• Cible
• Diffusion

Chaque information devra être classifiée, ce qui en facilitera la lecture pour vos équipes qu’elles soient au bureau ou sur le terrain.

Et qu’en est-il du traitement de l’information ?

Le traitement des informations partagées peut prendre du temps, notamment lorsque celui-ci n’est pas défini avec une grande rigueur. Toujours grâce à l’outil collaboratif, vos équipes devront être en mesure de segmenter les différentes informations par projet ou encore par service.

Et surtout, incitez vos équipes à collaborer !

Certains collaborateurs, qui ont pourtant une grande valeur, sont parfois très discrets en entreprise. En effet, ils n’osent pas prendre la parole et faire part de leurs idées aux autres. Ils peuvent donc parfois rechigner à utiliser un outil collaboratif pour partager des informations et échanger.

Il va falloir que vous les incitiez à collaborer. Expliquez-leur pourquoi le partage d’information est si important entre les différents services d’une entreprise. Montrez le bon exemple en utilisant vous-même l’outil. Si l’environnement est serein, vos équipes auront beaucoup plus de facilité à collaborer entre elles.

 Alors, dans votre entreprise, qu’avez-vous mis en place pour favoriser le partage d’information ?