Télétravail en entreprise, le succès d’un nouveau fonctionnement

Jusqu’alors timides dans la mise en place du télétravail, les entreprises y ont eu recours en masse et dans l’urgence ces derniers mois, crise du coronavirus oblige. C’est un plébiscite du côté des salariés. Deux salariés sur trois y sont favorables selon l’Étude Randstad Awards.

Un accord gagnant-gagnant

le télétravail, ce n’est pas nécessairement travailler chez soi. Cela recouvre également le travail mobile en déplacement, l’espace de coworking, le Flex office etc.

C’est un accord gagnant s’il est souhaité par les deux parties, entreprise d’une part et salarié de l’autre.

Les avantages du télétravail sont nombreux.

Nous pouvons citer le gain de temps et la baisse de stress lié aux transports, mais également une autonomie renforcée agissant comme un levier de motivation et de productivité des salariés.

Par ailleurs la flexibilité induite par cette forme de travail nomade permet de mieux équilibrer vie privée et vie professionnelle tout en créant un contrat de confiance renforcé entre le collaborateur et l’entreprise.

Les limites du télétravail tiennent en deux mots, lien social. La présence dans les locaux de l’entreprise, même si elle est plus épisodique, reste indispensable pour préserver le lien social entre collègues et renforcer l’esprit collaboratif.

Mettre en place le télétravail en 5 étapes

Impliquer les salariés

Si vous voulez que votre projet réussisse mieux vaut obtenir l’adhésion des différentes parties prenantes. En impliquant le salarié vous lui permettait d’exprimer son besoin. Pour cela vous pouvez mettre en place un groupe de travail, initier un sondage, un questionnaire anonyme ou non. Les questions à poser sont diverses mais quatre sont indispensables :

• Qui est intéressé ?
• Quelles sont les motivations ?
• Quel rythme de télétravail souhaitent-ils ?
• Quelles sont les personnes équipées télétravailler ?

Les réponses à ces questions permettent de définir :

• le dispositif, Flex office dans l’entreprise, coworking en extérieur etc.,
• les modalités, nombre de jour etc.,
• la charte de télétravail.

Cadrer le travail à distance

Cela passe par un document que l’on appelle charte du télétravail.

Il n’existe pas de charte de télétravail type, car une charte répond aux règles mises en place par l’entreprise et aux spécificités inhérentes aux différentes catégories professionnelles concernées.

Attention toutefois, les points suivants sont à faire figurer obligatoirement sur toute charte de télétravail :

• Qui est concerné par le télétravail.
• Quelle est la durée de télétravail admise et la fréquence. (ne pas oublier de mentionner les jours si ceux-ci sont figés)
• Quel est le matériel est mis à disposition.
• Quels sont les droits et devoirs des télétravailleurs.

Tester le dispositif

Cette phase peut durer d’un mois à un an, il n’y a pas de règle. Cela dépend surtout de la maturité de votre entreprise et des publics concernés. Pendant cette phase des feedbacks doivent impérativement être fait, des indicateurs doivent être mis en place pour mesurer le taux de satisfaction des salariés, mais aussi leur productivité par exemple. Ceci dans une optique d’ajustement du dispositif de télétravail et d’amélioration continue.

C’est également la phase d’essai des outils collaboratifs choisis.

Adapter le management

Un nécessaire changement de paradigme s’opère avec la mise en place du télétravail. Le management devra dorénavant répondre à d’autres critères, de descendant il devient transverse.

Cela implique également un management basé sur la confiance sans que cela occulte le contrôle. La mise en place de règles souples, comme les réunions hebdomadaires d’équipe en entreprise, le point individuel avec le salarié en visioconférence sont des exemples. De même des indicateurs de productivité peuvent être mis en place.

Le manager doit développer une plus forte écoute du salarié afin de détecter les signaux faibles d’un épuisement psychologique ou d’un isolement social.

Choisir les bons outils collaboratifs

Le nombre d’outils collaboratifs a littéralement explosé ces dernières années. Difficile de s’y retrouver. Vous pouvez opter pour un outil digital workplace, plateforme collaborative en français, tout en un.

Vous pouvez également opter pour plusieurs outils.

Le fait est qu’il vous faudra répondre aux besoins suivants :

• La communication : pour la visioconférence ou pour communiquer avec l’entreprise ou en effectif plus retreint avec votre équipe projet par exemple.
• La planification : pour organiser votre journée et consulter celle des collaborateurs de votre équipe afin de vous synchroniser. Pour gérer votre planning de tâches, le partager, inviter des personnes à venir le consulter, le modifier de façon synchrone ou asynchrone.
• Le partage de documents : un cloud sécurisé est indispensable pour partager et protéger vos données.
• Et d’autres outils qui seront liés à votre activité.

Mettre en place le télétravail avec succès requiert de la préparation, de la psychologie et de la réflexion.  L’entreprise d’aujourd’hui est agile et performante, à condition d’avoir remis l’humain au cœur de son activité.