Lorsque vous pilotez un projet, voire plusieurs projets en même temps, et a fortiori, des projets d’envergure, vous serez immanquablement confronté à des difficultés et des imprévus. Cela fait partie du job ! La règle d’or est donc d’anticiper.
Nous avons dressé quelques difficultés couramment rencontrées lors de la gestion de projet. Et pour vous aider à les surmonter, nous vous livrons quelques conseils. Vous verrez notamment que l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet, tel que Visual Planning, peut être particulièrement utile pour gérer les imprévus et assurer la réussite de vos projets.
Quels sont les principaux défis d’une gestion de projet
Tout chef de projet doit faire face à de nombreux défis en permanence. Voici 3 grands défis auxquels il est très souvent confronté.
Une mauvaise communication interne
Parmi les difficultés les plus souvent rencontrées dans la gestion d’un projet, on trouve les problèmes de communication entre collaborateurs. Cela peut aller d’un simple malentendu entre deux salariés, jusqu’au conflit ouvert, mettant en péril la pérennité du projet.
Il n’est pas rare de voir un collaborateur jeter la faute sur un confrère pour justifier un retard de livraison, des erreurs dans un devis, ou tout autre dysfonctionnement observé par le chef de projet. Nous verrons dans le chapitre suivant, comment restaurer une bonne communication entre les membres exécutifs d’un projet, d’une part, et entre le chef de projet et ses équipes, d’autre part.
Des objectifs flous et peu compris
Lorsqu’un chef de projet met en place un plan d’actions, il doit impérativement définir une stratégie claire et des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels). Si les objectifs ne répondent pas à ces critères, il sera difficile, voire impossible de les atteindre et les membres de l’équipe risquent de ne plus savoir quel est le cap à suivre.
Une stratégie floue et des objectifs aléatoires risquent fort d’égarer vos équipes tout au long du projet, avec pour conséquences : des retards de livraison, des livrables non conformes au brief de départ, des coûts supplémentaires, une perte de motivation des équipes.
Une mauvaise planification et des ressources mal utilisées
Lorsque plusieurs projets sont en cours en même temps, il est parfois difficile d’affecter les bonnes ressources aux bons endroits. Une mauvaise planification du projet risque fort de conduire à une mauvaise gestion des ressources : personnel, budget, matériel, matières premières, temps…
Et des ressources mal utilisées mènent tout droit à l’échec. Certains collaborateurs seront totalement débordés de travail, le matériel vient à manquer lorsqu’on en a besoin, les coûts d’une mission ont été sous-estimés. Bref, toutes les composantes d’un projet étant reliées les unes aux autres, la moindre faille dans l’organisation des ressources peut être dommageable pour l’ensemble du projet.
Nos conseils pour faire face aux difficultés et aux imprévus
Nous venons de voir quels sont les principaux défis rencontrés par un chef de projet. Voici à présent nos conseils pour y répondre le plus efficacement possible.
Misez sur le travail collaboratif pour faciliter la communication interne
Lorsque des malentendus et des conflits existent entre collaborateurs, il existe un moyen très simple de clarifier les situations : c’est la mise en place d’une plateforme de travail collaboratif. En tant que chef de projet, vous mettez à disposition de vos équipes toutes les informations dont ils ont besoin et ceux-ci peuvent de leur côté, poser toutes sortes de questions, commentaires ou livrer des informations relatives au projet. Ainsi, le logiciel de gestion de projet permet d’assurer un suivi rigoureux des communications et écarte tout risque de malentendu. Il n’est plus nécessaire de remonter inlassablement les fils de discussions pour savoir qui a tort et qui a raison. Les informations sont centralisées et systématiquement mises à jour, en fonction des données enregistrées par les différents membres de l’équipe.
Mais le chef de projet ne doit pas pour autant faire l’impasse sur la communication orale auprès de ses équipes. C’est un facteur essentiel pour affirmer son leadership, rappeler les objectifs et motiver ses collaborateurs. La tenue d’une réunion en présentiel hebdomadaire reste incontournable pour assurer le bon suivi du ou des projets.
Dressez des objectifs clairs et organisez le déploiement du projet
Avant toute chose, le chef de projet doit dresser la liste des objectifs du projet, ainsi que leur rattachement à la stratégie globale de l’entreprise. Cela permet aux équipes d’avoir un cap clair et précis à suivre et des objectifs SMART pour assurer la réussite du projet.
Lorsque ce plan de projet est établi, il est important d’organiser une réunion de lancement pour mobiliser l’ensemble des collaborateurs du projet sur la façon dont il va se dérouler. Cette réunion est d’autant plus importante qu’elle permet à chacun de s’exprimer et d’interroger le chef de projet pour bien comprendre les tenants et les aboutissants du projet.
Puis, à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, le chef de projet peut suivre en temps réel l’évolution du projet, à l’aide d’indicateurs de performance. Cela lui permet, en cas d’imprévu ou de problème rencontré, de rectifier le tir (en affectant de nouvelles ressources, par exemple) et de réajuster les objectifs pour maintenir le cap.
Gérez vos ressources efficacement
Pour assurer une bonne gestion des ressources, un logiciel de gestion de projet propose des modules de planification et de suivi pour connaître en temps réel la disponibilité des ressources et savoir comment les gérer efficacement.
En ayant une visibilité globale de l’ensemble des ressources disponibles (disponibilité des collaborateurs, matériel disponibles, budget…), le chef de projet est en mesure d’optimiser la gestion de ses ressources pour éviter les surcharges de travail, le dépassement des coûts ou encore le dépassement des délais. Il est important de toujours prévoir une marge de sécurité pour faire face aux imprévus. Ainsi, le chef de projet pourra réagir vite et efficacement.
Il existe bien entendu, de nombreux autres défis auxquels tout chef de projet peut être confronté un jour où l’autre. Dans tous les cas, la clé du succès réside dans l’anticipation, la planification, une communication claire, des objectifs SMART et une bonne affectation des ressources.
Notre solution logicielle de gestion de projet Visual Planning répond en tous points à ces défis en proposant des fonctionnalités adaptées à votre activité.
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Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
