La période de COVID a accéléré la transformation numérique des entreprises. Télétravail, flex office et coworking révolutionnent le monde du travail et favorisent l’émergence d’outils de travail collaboratifs. Ces derniers sont indispensables aujourd’hui pour communiquer, partager de l’information, suivre l’état d’avancement des projets, ou innover.
Selon l’étude Ipsos/OpenMind Kfé, les entreprises qui ont adopté le travail collaboratif voient des effets positifs sur le partage des connaissances (69%), la productivité des équipes (65%), la résolution des problèmes (62%), la motivation des salariés (60%) et la créativité (59%).
Définition du travail collaboratif
Selon le dictionnaire français de l’internaute, le travail collaboratif est une façon de travailler en équipe, collectivement, de manière plus directe et efficace, pour tendre vers la réussite de la mission ou du projet. Les personnes mettent en commun compétences, ressources et avancées, en s’affranchissant des contraintes de temps, de lieu et en ayant recours à un management plus transversal que descendant.
Pourquoi adopter travail et outils collaboratifs ?
Il existe pléthore d’outils collaboratifs sur le web, mais bien souvent une plateforme complète regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires est privilégiée quand c’est possible. Ces outils permettent de centraliser, questions, réponses, échanges divers et jalons faits ou à faire. Cette agilité créée une dynamique, que l’on peut décrire en 5 points et cela, que les personnes se trouvent au 4 coins du monde ou basés dans la même ville.
Augmenter la productivité
En créant un espace commun d’échanges de bonnes pratiques, de discussion, de partage de documents, une entreprise réduit le temps, parfois long et démotivant, qu’un collaborateur peut passer à chercher de l’information. L’organisation gagne en agilité et minimise le risque d’erreur dû la mise en application d’une donnée périmée.
Selon McKinsey France, une entreprise qui a recours aux outils collaboratifs voit sa productivité s’accroitre de 20 à 25 %.
Collaborer en mode projet
Les nouvelles formes de travail, comme le télétravail, sont une incitation à la collaboration en mode projet. Avec une plus forte communication et une répartition des tâches indispensables, prévoir un agenda et un planning partagé est un minimum. Chaque membre de l’équipe projet doit pouvoir :
- Avoir accès au planning et le commenter,
- Organiser des réunions en visioconférence, avec la ou les personnes impliquées dans le jalon,
- Communiquer en temps réel avec l’ensemble de l’équipe,
- Partager de l’information, des bonnes pratiques et des documents centralisés de façon instantané.
- Pouvoir identifier en un regard les points récents et les communications à consulter.
- Travailler et communiquer en mode asynchrone comme en mode synchrone.
Améliorer la relation client
La pandémie nous a enseigné que les voyages ne doivent plus être la norme. Le temps de trajet, la fatigue occasionnée, les coûts associés, sans oublier l’empreinte carbone, sont des critères dont l’entreprise a pris conscience. Elle abandonne ces habitudes de travail en instaurant des rendez-vous virtuels avec les clients.
Flexibilité dans l’organisation du travail
En peu de temps, la collaboration virtuelle a explosé. Le travail à distance mené par des équipes diversifiées et interconnectées est un facteur de succès, nécessitant la mise en place de nouveaux workflow et process. En France, depuis la pandémie, seul 1 salarié sur 3 souhaite retourner au travail à temps plein, selon le rapport Okta.« The New Workplace: Re-imagining Work After 2020 ». Les entreprises doivent réfléchir à une approche plus flexible du travail, Le management doit devenir plus transversal que descendant.
Collecter, stocker et exploiter les données
Avec la transformation numérique de l’entreprise la prise en compte de la donnée est devenue prégnante. Une entreprise produit un volume de données plus importants chaque jour. Ces précieux éléments concernent le fonctionnement de l’entreprise, la gestion des talents, les coûts de production, mais également les produits, les clients, le marché. Chaque collaborateur génère de la donnée qui est collectée de façon simplifiée. Elle est ensuite stockée puis analysée pour être transformée en valeur. Les outils collaboratifs aident la encore, mais les salariés doivent impérativement être sensibilisé pour devenir acteurs de la pérennité de l’entreprise.
Une collaboration réactive et efficace donne un avantage concurrentiel certain à l’entreprise. Par ailleurs, des conséquences positives émergent grâce au travail collaboratif et à l’utilisation d’outils idoines. Parmi eux citons, une plus grande transparence, un sentiment d’appartenance à l’entreprise accru, une confiance renforcée. Le travail collaboratif révolutionne nos usages au travers d’outils numériques, d’espaces repensés et de pratiques managériales renouvelées.
Manale est passionnée par le marketing digital au travers duquel elle produit des contenus pour et à propos de Visual planning.
