Quel que soit le type de projet (occasionnel ou récurrent), les chefs de projets sont bien souvent confrontés à des difficultés de tous ordres : manque de temps, difficultés à souder les équipes, outils et compétences non adaptés, manque de visibilité du projet…
Pour faire face aux réalités du terrain et aux difficultés rencontrées, l’adoption d’une solution logicielle de gestion de projet s’impose. Visual Planning vous invite à découvrir dans cet article, les principaux écueils rencontrés par les chefs de projet et les solutions apportées par un logiciel de gestion de projet, comme celui que propose Visual Planning.
Project Management : qu’est-ce que c’est ?
Le project management ou management de projet regroupe un panel d’outils, de techniques et de méthodes qui permettent à un chef de projet et à ses équipes de mener à bien les différentes tâches d’un projet. On considère qu’un projet est réussi s’il parvient à remplir les objectifs définis au départ, dans les délais et dans le budget impartis.
Tout projet suit un cycle de vie qui comporte 5 phases :
- Définition du projet : la définition des objectifs et des facteurs clés de succès ;
- Démarrage du projet : les ressources humaines et matérielles à mettre en place pour démarrer le travail ;
- Planification du projet : les plans détaillés du projet, tâche par tâche, avec les estimations de temps, de ressources et de coûts ;
- Exécution du projet : la réalisation des différentes tâches jusqu’à la livraison finale du produit, service ou résultat attendu ;
- Suivi et le contrôle du projet : l’ajustement du planning en fonction de l’état d’avancement des tâches, et la mise en place de mesures correctives au fil du projet pour en assurer la réussite.
Quelles sont les principales difficultés rencontrées par les chefs de projet ?
Alors que sur le papier, la mise en place d’un projet peut sembler mener tout droit à sa réussite, la réalité du terrain oblige bien souvent les chefs de projet à adapter leur gestion de projet pour répondre aux objectifs prédéfinis.
Parmi les principales difficultés que rencontrent les chefs de projet :
Gestion du temps
En plus de sa charge de travail habituelle et quotidienne, le chef de projet doit intégrer la charge de travail liée au projet qu’il doit gérer. C’est pourquoi il doit pouvoir établir un plan de charge rigoureux qui précise sa disponibilité pour chaque projet, afin de ne pas se laisser déborder en cours de route.
Souder ses équipes
La gestion de projet implique généralement un management transversal et non hiérarchique des collaborateurs. Dans certains cas, la légitimité du chef de projet nommé peut être remise en cause. C’est pourquoi il est important de communiquer aux membres de l’équipe projet le rôle et les missions du chef de projet pour fédérer les collaborateurs tout au long du projet. Le manager devra adopter un discours fédérateur et développer un leadership positif pour motiver ses troupes.
Planifier le projet
La planification du projet est une étape cruciale qui ne doit pas être négligée. Pour assurer une organisation efficace, le plan d’actions doit être clair, compris et approuvé par tous. Par exemple, le diagramme de Gantt est un outil idéal pour visualiser l’ensemble du projet en un clin d’œil. La mise en place de jalons est également nécessaire pour permettre aux équipes de savoir où elles en sont et de les motiver à atteindre les objectifs fixés.
Communiquer aux bonnes personnes les bonnes informations
Pour que l’avancement du projet se déroule de manière fluide et efficace, chacun doit savoir quel est son rôle, quels sont ses interlocuteurs et comment il doit communiquer avec eux. C’est pourquoi il est nécessaire de passer par un outil de gestion collaborative pour bien identifier et articuler toutes les parties prenantes du projet.
Réorienter le projet en cas d’imprévus
L’une des qualités attendues d’un bon chef de projet est sa capacité à prendre du recul tout au long du projet pour apporter des mesures correctives en cas d’imprévus. Parfois, certaines tâches prennent plus de temps que prévus, des tensions peuvent apparaitre avec un client ou un collaborateur, des outils peuvent tomber en panne… Bref, pour faire face à la réalité du terrain, une bonne gestion des risques est nécessaire. Et cela passe par des process rigoureux et la mise en place d’outils adaptés. Ainsi, le chef de projet s’assure de prendre les mesures qui s’imposent au bon moment.
Quelles sont les solutions apportées par un outil de gestion de projet ?
Pour faire face aux difficultés rencontrées sur le terrain, les chefs de projet disposent de solutions qui les aident à planifier et à gérer les projets en temps réel.
En effet, un outil de gestion de projet, comme l’outil de planning entreprise Visual Planning offre de multiples avantages :
Assurer une organisation au cordeau
L’outil permet de définir les différentes actions à mener, d’identifier les liens entre ces différentes missions et d’établir un ordre de priorité de ces tâches.
Faciliter l’affectation des bonnes ressources au bon moment
De plus, un logiciel de gestion de planning permet d’assigner les ressources adaptées (en main-d’œuvre, matériels, outils…) en fonction des disponibilités, des compétences et de leur localisation.
La mise en place d’un planning détaillé permet d’identifier les tâches et leur état : à exécuter, en cours d’exécution, réalisées. Ainsi, chacun peut s’organiser on conséquences en vue de respecter les délais impartis.
Faciliter la communication entre le chef de projet et ses équipes
Un logiciel de gestion de projet facilite le travail collaboratif en permettant aux différents acteurs du projet de communiquer entre eux, en temps réel par le biais de chats, alertes, notifications, etc. Ainsi, chacun sait où il en est, met à jour ses informations en temps réel et peut alerter le chef de projet en cas de problème. Et l’un des principaux atouts d’un outil de gestion de projet réside dans une utilisation totalement sécurisée des données (échéancier du projet, feuilles de temps, diagramme de Gantt, tableaux de bord) et accessible à distance via une simple connexion Internet.
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