Comment identifier les ressources nécessaires à la réussite d’un projet ?

En entreprise, pour qu’un projet puisse se dérouler dans de bonnes conditions, il est nécessaire d’identifier avant même que celui-ci ne débute, les ressources indispensables à sa réussite. Celles-ci sont au nombre de 3 :

• Les ressources humaines : quelles compétences ? Qu’elles en sont les disponibilités ? A-t-on besoin d’externaliser des tâches ?
• Les ressources financières : quel est le budget ? Tous les risques ont-ils été calculés ? quels sont les impacts sur l’entreprise ?
• Les ressources matérielles : a-t-on toutes les ressources nécessaires ? Existe-t-il un risque de pénurie de ressource ?

Vous souhaitez justement optimiser la gestion des projets dans votre entreprise afin de mieux maîtriser les coûts et de gagner en productivité ? La première étape est donc d’identifier les ressources nécessaires à la réussite du projet. Dans cet article, nous allons vous aider à y voir un peu plus clair.

Pourquoi est-il important d’identifier les ressources d’un projet ?

Il est indispensable de bien répartir les ressources, qu’elles soient humaines, financières ou matérielles, pour qu’un projet puisse aboutir. En effet, un projet, cela ne se travaille pas au jour le jour. Il est nécessaire d’anticiper. Ainsi, pour chaque tâche du projet, vous allez devoir définir les ressources allouées et ce, avant même d’avoir débuté le projet.
Ainsi, en fonction de types de produits et services de votre entreprise (projet unique ou répété), plusieurs documents peuvent vous aider à gérer cela : cahier des charges, ordre de fabrication, …

Si l’identification des ressources d’un projet est si importante, c’est qu’elle possède un double objectif :

• Une meilleure maîtrise des coûts,
• Un gain d’efficacité. 

Prenons un exemple pour mieux comprendre :

• Pour la réalisation d’une tâche, vous avez défini qu’une seule personne de l’équipe était suffisante.
• Pourtant, c’est une tâche qui peut se révéler plus longue que prévue à réaliser. Et ça, vous le savez, car cela s’est déjà produit lors de précédents projets.
• Vous décidez tout de même d’allouer une seule ressource humaine à cette tâche, tout en prenant en compte le risque de rallongement du livrable.
• Mais malheureusement, la tâche est plus complexe que prévue. La personne en charge de cette tâche perd beaucoup de temps. Cette perte d’efficacité se traduit par une hausse des coûts, car la tâche va prendre plus de temps à être réalisée. Plus encore, il est possible que vous soyez obligé d’allouer une nouvelle ressource humaine à la tâche pour rattraper le retard. Dans les 2 cas, cela va coûter plus cher à l’entreprise que si le chef de projet avait décidé dès le départ d’allouer 2 ressources à cette tâche, dès le début.

Quelles sont les différents types de ressources d’un projet ?

Comme nous l’avons déjà expliqué dans cet article, il existe 3 sortes de ressources pour un projet (humaines, matérielles et financières). Nous allons aborder leurs principales caractéristiques ci-dessous :

• Les ressources humaines

Il s’agit tout simplement de l’ensemble des personnes qui vont intervenir sur le projet, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise. En effet, parfois, les entreprises ne disposent pas de toutes les compétences nécessaires à la réussite d’un projet en interne ou encore, des disponibilités de ces équipes.
Dans ce cas, elles font appel à des consultants ou des partenaires externes pour compléter leurs ressources humaines.

• Les ressources financières

Les ressources financières font référence au budget global du projet ou encore, au budget alloué pour chacune des tâches. Autrement dit, l’ensemble des coûts et des dépenses qui peuvent intervenir tout au long du projet : le salaire de l’équipe, la location et/ou l’achat de matériel, les frais de déplacement, le budget des sous-tâches, …
En général, le budget est défini par le client. Dans le cas où il ne serait pas mentionné, il est possible pour vous de faire une estimation en fonction de vos capacités.

Une fois le budget connu, il est indispensable de définir un budget prévisionnel pour le projet, tâche par tâche. Attention à toujours conserver un peu de marge, car il y a toujours des imprévus et des retards dans un projet.

• Les ressources matérielles

Enfin, les ressources matérielles concernent tout ce dont l’équipe projet va avoir besoin pour mener à bien le projet : les salles, les équipements informatiques, les logiciels, les machines, … Il faudra définir :

• • • Ce que l’entreprise possède déjà et peut mettre à la disposition de son équipe projet.
    • Ce que l’entreprise doit acheter.
    • Ce que l’entreprise doit louer.

Identifier les ressources humaines d’un projet : mode d’emploi

Les ressources matérielles et financières sont plutôt simples à définir puisque des logiciel comme Visual Planning existent. En effet, un ensemble de règle de gestion (contraintes), vous permettra de savoir instantanément les ressources et compétences disponibles. Plus encore, vous pourrez également suivre l’évolution de la réalisation du projet, de l’utilisation des budgets, …

Cependant, si vous n’utilisez pas de logiciel spécifique à la gestion de projet, cela peut se révèle plus complexe, surtout pour les ressources humaines. Voici la procédure que nous vous recommandons de suivre afin de les identifier plus facilement :

• Commencez par lister toutes les tâches du projet.
• Une fois que cette première étape est terminée, prenez le temps d’identifier les compétences nécessaires pour chaque tâche. Bien évidemment, d’une tâche à l’autre, les compétences ne seront pas forcément les mêmes. C’est à ce moment-là que vous vous rendrez compte si vous avez les ressources nécessaires en interne ou s’il faudra faire appel à un ou plusieurs consultants externes.
• Si vous rencontrez des difficultés pour lister le temps et les compétences nécessaires pour chaque tâche, référez-vous aux anciens projets. Cela sera bien plus facile si vous disposez d’un logiciel de planification, car vous pourrez consulter en quelques clics l’historique de vos anciens projets (durabilité, ressources utilisées, budget alloué, …).
• Une fois les bonnes personnes choisies et/ou recrutées, vous n’aurez plus qu’à allouer les ressources humaines à chaque tâche du projet grâce au logiciel de planification.
• Cependant, n’oubliez pas de garder un peu de souplesse : dans un projet, il y a toujours des imprévus !

N’hésitez pas à vous rapprocher de l’équipe de Visual Planning pour découvrir comment notre logiciel de gestion de la planification peut vous aider à mieux définir l’ensemble de vos ressources projets.