Comment bien gérer son projet et pourquoi choisir Visual Planning ?

Chaque année, les entreprises définissent leur stratégie pour développer leur activité et améliorer leur rentabilité. Ces stratégies conduisent à lister un certain nombre de projets qui varient suivant les objectifs à atteindre. Gestion des stocks, gestion de production, lancement de produit…, les projets ne manquent pas et parfois se multiplient et rendent leur mise en œuvre difficile. Heureusement, il existe des logiciels de gestion de projet qui permettent de planifier et piloter tous vos projets en gagnant du temps, en limitant les risques d’erreurs et en optimisant la gestion des ressources.

Voyons dans un premier temps, quelles sont les clés d’une bonne gestion de projet (ou project management), puis nous vous expliquerons pourquoi la solution Visual Planning est particulièrement adaptée aux attentes des entreprises en termes de gestion de projets.

Comment réussir votre projet en 5 étapes ?

Vous êtes en charge du pilotage d’un ou plusieurs projets, pas de panique, la réussite du projet passe par une méthodologie adaptée et de bons outils informatiques. Voici les 5 étapes clés de la conduite de projet.

1. Définissez les objectifs de votre projet

C’est la toute première question à se poser avant d’organiser et de planifier qui que ce soit.

Quelle que soit la nature du projet, vous devez lister les objectifs à atteindre en fonction des délais, du temps et du budget impartis. Ces trois contraintes vont guider la définition de vos objectifs.

Posez-vous ces quelques questions :

• Quelle est l’objectif n°1 de ce projet ?
• Quels sont les objectifs secondaires ?
• Quelles sont les attentes du client : contenus des livrables, budget, délais ?
• Quelle est votre marge de manœuvre sur ce projet (les délais sont-ils négociables etc.) ?

Pensez également à hiérarchiser vos objectifs en fonction de leur degré d’importance. Mais nous vous conseillons d’impliquer le donneur d’ordre pour définir avec vous les objectifs afin que tout le monde soit sur la même ligne directive et qu’il n’y ait pas de malentendus.

Aussi, n’oubliez pas que vos objectifs doivent être des objectifs SMART :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• Réalistes
• Temporellement définis

2. Dressez la liste des acteurs du projet et rédigez votre cahier des charges

Vous avez listé vos objectifs ainsi que leur ordre de priorité ? Il s’agit dans cette deuxième étape d’identifier les personnes impliquées dans la réussite de chaque objectif. Pour cela, il vous faut désigner les parties-prenantes du projet : un ou plusieurs collaborateurs et déterminer leur rôle en fonction de objectifs à atteindre et selon leurs domaines de compétences.

Tous ces préalables vont permettre ensuite de rédiger un cahier des charges que l’équipe de projet devra suivre scrupuleusement afin d’éviter tout malentendu et de suivre des directives bien précises. Pour cela, il vous faut lister les tâches à réaliser et les contraintes à respecter par les différents porteurs de projet.

3. Créez un planning des tâches et missions définies dans le cahier des charges

Une fois que vous avez découpé votre projet en différentes tâches, il vous faut planifier toutes ces tâches et voir comment elles vont s’articuler les unes avec les autres.

Ce planning entreprise vous permet de suivre efficacement le déroulement du projet, étape par étape. Il est très facile aujourd’hui de créer un planning collaboratif à l’aide d’un logiciel de gestion de planning prévisionnel intégré. Un planning entreprise permet notamment de poser des jalons pour contrôler chaque étape d’une mission, par exemple :

• Démarrage de la mission A
• Date de livraison client, de validation et de publication.
• Objectifs de la mission
• Réalisation des objectifs

La visualisation du planning entreprise en temps réel au chef de projet permet de suivre l’avancement des travaux de ses équipes, mais cela ne doit pas vous dispenser d’organiser des réunions au début, au milieu et à la fin de chaque mission afin de garder la main sur la gestion de votre projet. 

4. Anticipez et réduisez les risques

Chaque projet comporte des risques d’imprévus qu’il est important d’évaluer et d’anticiper afin de limiter le plus possible leurs impacts sur la réussite globale du projet.

Par exemple, il est nécessaire de bien connaître les disponibilités de vos collaborateurs pour réaffecter rapidement de nouvelles ressources en cas de défection (arrêt de travail, congés…).

Ainsi d’une manière générale, il vous faut identifier les différents risques possibles, procéder à l’évaluation des risques et de leurs conséquences et prévoir une solution alternative (un plan B, voire un plan C) pour être opérationnel et efficace en toutes circonstances y compris en cas de d’imprévus.

5. Définissez votre méthodologie de conduite de projet

Il existe plusieurs méthodologies pour mener à bien une conduite de projet :

• Le management de projet standard, soit un suivi au pied de la lettre du cahier des charges, en procédant étape par étape.
• Le management de projets agile, soit un découpage du projet en plusieurs sous-projets : cela vous donne une visibilité globale de votre projet agile offrant ainsi une meilleure flexibilité dans la gestion de celui-ci.
• Le Lean management, soit une optimisation des performances en réduisant le plus possible le gaspillage de temps et d’argent.
• La gestion de projet suivant la méthode PERT (Program Evaluation Review Technique) : cet outil de planification de projet organise les tâches sous forme de réseau pour déterminer leur niveau d’urgence et de dépendance. Présenté sous la forme d’un graphique (notamment grâce au diagramme de Gantt), le projet met en évidence la tâche la plus urgente à réaliser à un instant donné.

Chez Visual Planning, nous proposons à nos clients d’utiliser cette méthode grâce à l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Ce dernier vous permet de définir une date de début et de fin optimal pour chaque tâche. Vous pouvez ainsi visualiser l’avancement de vos projets en temps réel.

Pourquoi choisir Visual Planning « Gestion de Projet » : une solution complète et collaborative

Notre solution logicielle Visual Planning Gestion de Projet s’adresse aussi bien aux chefs de projet (ou gestionnaire de projet ou manager de projet) qu’aux membres de l’équipe projet.

Nous proposons un tableau de bord simple et intuitif qui vous permet de visualiser et de gérer toutes vos actions en cours en un clin d’œil. Plusieurs modules peuvent être choisis selon vos besoins (planification, visualisation globale du cycle de vie des différents projets en cours, suivi d’avancement du projet, gestion des risques, plans de charges et d’utilisation des ressources, diagrammes de Gantt, rapports personnalisés, etc.).

De plus notre logiciel offre un accès à distance sécurisé qui permet de gérer votre activité avec vos collaborateurs où que vous soyez, grâce à une simple connexion internet.

Pour aller plus loin et découvrir les fonctionnalités de nos outils de gestion, n’hésitez pas à essayer notre logiciel de gestion de projet (pouvant également faire office de logiciel de gestion de production), vous pourrez ainsi évaluer sa capacité à répondre à vos attentes spécifiques en fonction de la taille de votre entreprise. Disponible en mode achat licence et mode SaaS, notre solution logicielle s’adapte bien entendu à la taille de votre entreprise (TPE / PME/ PMI) et à vos besoins en termes d’organisation et de planning entreprise.