6 avantages d’utilisation d’un planning type Gantt

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Si vous êtes amené à travailler sur des projets ou si vous occupez un poste qui nécessite la planification de ressources en entreprise, vous avez certainement entendu parler du diagramme de Gantt. Pour les novices, permettez-nous de vous faire une petite introduction. 

Le diagramme de Gantt est un outil qui permet de représenter visuellement l’état d’avancement de différentes tâches qui constituent un même projet en y attachant une date de début et une date de fin. Il permet donc un niveau de finesse dans la planification et gestion des tâches plus accru qu’un simple planning. Si vous commencez un nouveau projet et que vous avez besoin de planifier vos ressources efficacement, voici les 6 avantages d’utiliser la planification de type Gantt. 

AFFECTATION RAPIDE ET OPTIMISATION DES RESSOURCES 

Avec le diagramme de Gantt, l’affectation des ressources est rapide. 

En un simple drag and drop, vous serez capable d’affecter chaque tâche à une ressource (humaine ou matérielle). L’utilisation du diagramme de Gantt vous donne la possibilité, en quelques clics, d’ajuster la durée de chaque tâche, et les dépendances entre ces dernières. Vous aurez également, une vision concise de votre planning projet, ce qui vous permettra de voir en clin d’œil comment les ressources sont allouées et l’avancement de chaque tâche. Ainsi, vous serez en mesure d’éviter la perte de temps et/ou le gaspillage (ressources sous-utilisées, heures supplémentaires non nécessaires, etc).

SIMPLICITÉ D’UTILISATION ET INTERFACE GRAPHIQUE

L’un des grands avantages du diagramme de Gantt est la simplicité d’utilisation : listez toutes vos tâches, prenez une période dans le temps, planifiez ces tâches et vous aurez une jolie barre colorée qui représentera votre tâche. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’une formation approfondie pour comprendre le concept. Et avec la fonction glisser-déposer, l’essentiel peut se faire en quelques clics.

L’interface du graphique permet une vision simple et claire du projet et donc une compréhension rapide de l’ensemble du projet. Les codes couleurs agréables et l’agencement du diagramme, mais aussi la représentation des chemins critiques et contraintes en font un atout pour piloter efficacement votre projet mais également pour identifier immédiatement les problèmes. 

STRUCTURATION DES IDÉES 

Afin de créer un planning avec un diagramme de Gantt, l’utilisateur aura besoin de lister les tâches. Pour cela, il devra se poser un certain nombre de questions : Par quoi commencer ? À quel moment ? De quoi aurai-je besoin ?

Un effort de structuration des idées est donc nécessaire avant la mise en place du planning de type Gantt. Le planificateur disposera, ainsi, d’une vision très organisée du projet, il pourra ainsi les mettre en œuvre sur son planning. 

ÉLABORATION D’UN PLANNING RÉALISTE

Une fois vos idées structurées, vous aurez besoin de mettre en place des échéances. Pour cela, le diagramme de Gantt requiert les informations les plus importantes pour créer un planning réaliste : 

• La date de début et de fin du projet
• L’ensemble des tâches
• La date de début et de fin de chaque tâche
• La durée de chaque tâche
• L’éventuel chevauchement entre les tâches et la durée de ce chevauchement 

La vision très organisée du mode Gantt, vous permettra de déceler les incohérences, d’avoir une vision claire sur l’aspect général de votre planning et vous rendre compte de sa faisabilité.

ADAPTABILITÉ ET AUTOMATISATION 

En cas d’événement inattendu, le diagramme de Gantt vous permet de réaliser les modifications nécessaires de façon très simples et rapides.  Cela vous permet de : 

• Vous préparer de manière efficace aux changements que chaque imprévu va provoquer
• Préparer les prochaines échéances
• Communiquer de façon dynamique auprès de vos équipes en mettant l’information à leur disposition

Et ce n’est pas tout ! Puisque les tâches sont reliées entre elles, lors de tout changement vous pourrez observer une incidence sur les autres tâches. Si vous déplacez une tâche pour cause de retard ou autre, tout votre plan d’action subira un changement en prenant en compte vos contraintes, ce qui représente un gain de temps énorme. 

COMMUNICATION DYNAMIQUE ET TRANSPARENCE

Avec un planning de type Gantt tout le monde peut trouver l’information dont il a besoin sans avoir à planifier d’interminables réunions. L’aspect visuel en fait un bon outil de communication qui permettra que le flux d’information soit plus fluide entre les multiples collaborateurs. En effet, chaque collaborateur pourra avoir accès en un clin d’œil à l’état d’avancement de chaque tâche, aux dates de début et de fin ainsi qu’à la superposition des tâches planifiées. Chaque personne pourra donc être informée d’un éventuel retard ou correction. 

Vous pouvez attirer l’attention sur un point critique en choisissant une couleur vive par exemple. Le fait de bien communiquer évitera tout malentendu et retards sur le projet. 

Gain de temps, optimisation efficace des ressources, structuration des idées…Il est certain que construire un planning de type Gantt vous assurera une productivité et tranquillité hors norme.  

Cet outil possède, néanmoins, quelques limitations si vous souhaitez une gestion de projets plus poussée. Quelques fonctionnalités telles que le reporting, l’anticipation de la charge de travail ou la gestion des coûts, ne peuvent pas être utilisées avec un diagramme de Gantt. 

Mais, soyez sans craintes, certaines solutions sur le marché, comme Visual Planning, vous permettent de planifier en mode Gantt et allient les fonctionnalités de gestion nécessaires à une bonne planification et gestion de projet. Demandez une démonstration au plus vite et voyez comment Visual Planning peut répondre à vos problématiques de planification.