Dépasser Excel dans la gestion de votre flotte automobile

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Vous gérez une flotte automobile et vous vous demandez si un tableau Excel peut suffire à avoir une bonne visibilité de votre activité ? Cet outil, qui semble plutôt facile d’accès, constitue-t-il la meilleure solution pour piloter votre flotte automobile ? Visual Planning vous dresse un panorama des données à traiter pour gérer un parc de véhicules. Puis nous vous présenterons les avantages et les inconvénients d’Excel dans la gestion de flotte. Enfin nous vous expliquerons pourquoi une interface spécifique et intuitive est davantage adaptée à votre activité.

Quelles sont les données qu’un gestionnaire de parc auto doit traiter au quotidien ?

Un gestionnaire de parc auto doit stocker et traiter un grand nombre de données pour piloter efficacement son activité. Parmi ces données, on peut citer :

• • • Les données relatives à l’identification des véhicules : type de véhicule, carte grise, assurance, historique des sinistres, des incidents et des réparations…
    • Les données relatives à l’entretien des véhicules : planning des visites techniques, vidanges et remplacement de pneus, planning de nettoyage, planning des réparations…
    • Les données relatives à l’utilisation des véhicules : les plannings de location permettent notamment de connaître le taux de rotation des véhicules, les contraventions, le règlement des contraventions, les factures de locations de véhicules…
    • Les données concernant l’usure des véhicules : niveau d’usure des pièces.
    • Les données relatives aux coûts par véhicule : ces informations permettent de calculer le coût total de possession d’un véhicule (TCO).
    • L’état des lieux de mise à disposition et de restitution des véhicules.
    • Les données relatives aux clients ainsi que les contrats de location.
    • Etc.

Il existe bien sûr quelques variantes selon les types d’entreprises, mais globalement, les informations nécessaires pour gérer une flotte automobile sont les mêmes.

Sachant cela, quels sont les avantages d’utiliser Excel pour gérer votre parc auto ?

Les avantages d’Excel dans la gestion de parc auto 

Excel est un outil connu de tous, gratuit et accessible très facilement sur Windows ou Mac. Son principal intérêt réside dans ses possibilités de personnalisation. En tant que gestionnaire de parc, vous pouvez en effet décider d’utiliser :

• • • Un fichier par tâche pour l’ensemble des véhicules de votre flotte ;
    • Un fichier par véhicule ;
    • Un seul et même fichier global contenant tous les tableaux dont vous avez besoin pour piloter votre activité.

Ainsi Excel est un outil qui n’est pas figé, vous pouvez l’adapter en fonction de vos besoins. Mais pour autant, est-ce que c’est la solution idéale ?

Voyons à présent les inconvénients d’Excel dans la gestion de flotte auto.

Les inconvénients d’Excel dans la gestion de parc auto

Excel exige une certaine maîtrise pour utiliser ses différentes fonctionnalités 

N’importe qui a déjà eu l’occasion d’utiliser une feuille Excel. Mais entre remplir les cases de données avec des calculs rudimentaires et utiliser des formules, créer des graphiques, des tableaux de bords et des macros… Il y a un écart qui est loin d’être à la portée de tous.

Ainsi, pour profiter à plein des fonctionnalités Excel, il faut déjà avoir une bonne maîtrise de l’outil.

Excel ne peut pas importer de documents

Par ailleurs, Excel ne peut pas tout faire. Par exemple, vous ne pouvez pas joindre des documents à un fichier Excel, ce qui serait pourtant bien utile pour mettre à jour votre base de données rapidement et sans risque d’erreurs. Avec Excel, vous êtes obligé de tout saisir manuellement. Non seulement, cela prend beaucoup de temps mais vous risquez de vous tromper dans la saisie. À l’inverse, une plateforme comme la solution de gestion de parc Visual Planning, permet de tout centraliser au même endroit tous les documents et données liées à votre activité. Vous pouvez ainsi automatiser la gestion de certaines tâches sans risque d’erreurs.

Excel ne permet pas de synchroniser les infos automatiquement 

Supposons que vous utilisez différents outils de gestion pour piloter les différentes tâches de votre activité. Par exemple, vous utilisez un logiciel pour planifier la réservation des véhicules, un autre outil pour établir les contrats, les factures, et encore un autre outil pour gérer les plannings d’entretien de vos véhicules. Ce ne sont que quelques exemples, mais pour pouvoir mettre à jour tous ces outils, vous serez dans l’obligation d’exporter régulièrement les informations contenues dans ces outils, puis de les convertir au format Excel pour pouvoir les exploiter sur votre tableur. En effet, Excel ne peut pas synchroniser automatiquement toutes ces informations externes, là encore, c’est à vous d’effectuer le travail manuellement. Ce qui implique non seulement une perte de temps, mais aussi des risques d’oublis, de retard et d’erreurs dans les exports.

Excel manque de lisibilité 

Plus vous multipliez les feuilles Excel et plus l’outil devient une vraie machine à gaz. Lorsque vos tableurs contiennent un très grand nombre de données, les tableaux peuvent être interminables, malgré les filtres que vous pouvez créer, il demeure difficile d’avoir une bonne visibilité globale de vos infos sur un même écran.

Autant Excel peut être intéressant en tant que base de données, autant l’outil n’est pas adapté pour croiser les données, prendre des décisions et réaliser un suivi opérationnel efficace de votre activité.

Pour piloter efficacement la gestion d’une flotte auto, vous devez impérativement avoir une bonne visibilité de votre activité avec des outils des reporting et des systèmes d’alertes faciles à mettre en place.

Pourquoi choisir la solution Visual Planning pour la gestion de votre flotte automobile ?

Notre logiciel de gestion de flotte auto est spécialement conçu pour répondre aux spécificités de votre activité. C’est une solution complète et polyvalente qui regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sur une seule et même plateforme.

Ainsi, la fonction Dashboard vous permet d’avoir une visualisation immédiate de vos actions en cours en un clin d’œil. Vous pouvez ainsi automatiser certaines tâches et gagner un temps précieux que vous pouvez consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avec à la clé, une gestion claire et efficace de votre activité et une meilleure satisfaction client.

Quelle que soit la taille de vos parcs automobiles, Visual Planning s’adapte à vos besoins pour vous accompagner efficacement dans la gestion.

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