À l’heure du flex office, comment assurer une transmission sûre des informations ?

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Ces dernières années, la façon de travailler en entreprise a beaucoup évolué. Par exemple, les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place le télétravail. Mais certaines vont encore plus loin et optent pour le flex office !

En quoi consiste le flex office ? Quels sont les avantages d’une telle organisation ? Et surtout comment sécuriser la transmission des données dans le cadre du flex office ? Nous allons répondre à toutes les questions que vous vous posez dans cet article.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office qui peut être traduit par “bureau flexible” est une nouvelle tendance qui est apparue il y a quelques années aux États-Unis et qui commence tout juste à devenir populaire en France.

Le concept est simple : les collaborateurs d’une entreprise n’ont pas de bureau attitré dans les locaux de la société. Ainsi, chaque matin, les salariés s’installent là où ils le souhaitent. Après tout, de nos jours, pour travailler efficacement, les salariés ont uniquement besoin d’un ordinateur portable performant, d’un smartphone ainsi que d’une bonne connexion wifi.

Tout au long de la journée, ils peuvent changer de place dans les locaux. Ils adaptent le lieu en fonction de leur activité. Par exemple, ils peuvent s’installer dans un bureau de l’open-space le matin pour traiter des emails. Ensuite, ils peuvent se rendre en salle de réunion, leur ordinateur portable sous le bras, pour une séance de brainstorming avec quelques collègues. L’après-midi, s’ils ont besoin de calme pour passer des appels importants, ils ont également la possibilité de s’installer dans un petit bureau individuel (dans certaines entreprises, on appelle ces petits espaces au calme des “bulles”).

Le flex office ne se limite pas à la mise en commun des locaux d’une entreprise.

En effet, ce concept intègre également le télétravail ainsi que le travail en régie chez le client.

À première vue, vous vous dites peut-être que le flex office concerne surtout les jeunes start-up au fonctionnement plus souple. Cependant, ce n’est pas tout à fait vrai : même les grandes entreprises s’y mettent !

Alors, le flex office, une tendance sur laquelle il va falloir compter dans les années à venir ? C’est bien possible ! Après tout, le flex office est particulièrement adapté aux nouveaux modes de travail.

Pourquoi le flex office est-il adapté aux nouveaux modes de travail ?

Être sans bureau fixe, est-ce l’avenir pour les salariés français ? À ce jour, il est difficile de répondre à cette question, mais une chose est sûre : le flex office est totalement adapté aux nouveaux modes de travail.

En entreprise, les collaborateurs sont sédentaires. Ils s’installent à leur bureau chaque matin et y restent tout au long de la journée. À moins qu’une réunion ait lieu, ce qui leur donne l’occasion de changer d’environnement pour une heure ou deux.

En plus, depuis les années 90, les salariés français sont majoritairement installés dans un open-space. Un lieu qui est tout sauf idéal pour travailler dans de bonnes conditions :

• Il y a beaucoup de bruit, ce qui ne favorise pas la concentration
• Il y a toujours un collègue pour venir vous déranger alors que vous essayez de travailler sur une mission importante
• Et surtout, il n’y a rien de plus impersonnel que l’open-space : chacun dans son box du matin au soir

Il y a encore 15 ans, la sédentarité des salariés d’une entreprise faisait sens : les ordinateurs étaient imposants et les téléphones fixes. Mais aujourd’hui, ce n’est plus le cas. Les ordinateurs portables sont légers et performants. Et grâce au smarphone, les collaborateurs peuvent recevoir des appels et envoyer des emails qu’ils se trouvent à un bureau, dans une salle de réunion ou même en dehors de l’entreprise.

Aujourd’hui, grâce à la miniaturisation des appareils numériques, le salarié peut enfin devenir nomade dans sa propre entreprise :

• La sédentarité est mauvaise pour la santé. Pouvoir bouger tout au long de la journée permet de prendre soin de son dos, de limiter le stress et de casser la routine.
• En devenant nomade, les salariés communiquent plus. Au lieu d’envoyer un email à un collègue qui se trouve dans un autre service, il peut aller à sa rencontre. Favoriser les échanges en vrai, c’est important pour booster sa créativité et s’intégrer dans son entreprise.
• Il n’existe plus un seul espace de travail, mais plusieurs. Par exemple, si un collaborateur a besoin de calme pour avancer sur une mission complexe, il peut choisir de faire du télétravail ou de s’isoler dans une petite salle où personne ne viendra le déranger. Un atout pour la productivité des salariés !

Bien évidemment, le flex office chamboule l’organisation des sociétés. Par exemple, il est indispensable de revoir le management quand on décide d’opter pour le bureau flexible : les managers doivent apprendre à faire confiance à leurs collaborateurs, plutôt que de contrôler le moindre de leurs faits et gestes. Heureusement, grâce à des outils de planification comme Visual Planning, il est aujourd’hui possible de suivre l’avancée de chaque salarié, même si celui-ci n’est pas présent dans l’entreprise.

Comment sécuriser les échanges ?

La sécurisation des échanges est également une problématique importante quand on décide de faire du flex office au sein de son entreprise. Là encore, un outil comme Visual Planning peut vous aider. En effet, ce logiciel permet de tout centraliser : vos collaborateurs pourront stocker des fichiers et transmettre des informations en toute sécurité où qu’ils se trouvent. Il suffit de bien paramétrer l’outil et de former ses collaborateurs à son utilisation.

Vous souhaitez mettre en place le flex office dans votre entreprise et vous vous demandez comment un outil comme Visual Planning peut vous aider ? Rapprochez-vous de notre équipe : nous répondrons à toutes vos questions et nous pourrons même organiser une démonstration pour que vous puissiez y voir plus clair.