Les avantages du logiciel multi-planning pour les équipes

La gestion des plannings est un élément essentiel dans la réussite d’un projet ou de la performance d’une entreprise. Avec la multiplication des projets, l’augmentation des collaborateurs et l’évolution des méthodes de travail, la gestion des plannings devient de plus en plus complexe. Pour pallier cette complexité, les entreprises optent de plus en plus pour le multi-planning. Dans cet article, Visual Planning vous présente les avantages du multi-planning pour les équipes.

Qu’est-ce que le logiciel multi-planning ?

Le logiciel multi-planning : définition et objectifs

Un logiciel multi-planning est un outil de planification qui permet de gérer plusieurs plannings simultanément. Il peut être utilisé dans différentes situations où il est nécessaire de planifier des tâches, des événements ou des projets pour différents groupes de personnes. Les avantages du logiciel multi-planning sont nombreux et vont bien au-delà de la simple gestion des horaires de travail.

Chez Visual Planning, la gestion du multi-planning permet à des entreprises de secteurs de l’intervention, du second œuvre ou encore, de la production, de communiquer plus facilement, suivre l’activité, attribuer des ressources, … dans une optique d’amélioration de la productivité !

Les fonctionnalités d’un logiciel multi-planning

Un logiciel de multi-planning offre une multitude de fonctionnalités pour une gestion optimale des ressources humaines ou matériels. Les principales fonctionnalités incluent :

• • La possibilité de visualiser plusieurs plannings côte à côte.
  • La création de tâches récurrentes de manière automatisées afin que vous puissiez vous concentrer sur les activités prioritaires.
  • La répartition des plannings d’interventions, les plannings de production et autre, entre les différents techniciens.
  • La visualisation du statut des interventions ou des activités de vos équipes.
  • L’accès aux informations clés concernant la réalisation des interventions (devis, adresse, photos, besoin en matériel, etc.).
  • L’organisation des réunions et rendez-vous clients ainsi que la transmission des documents administratifs.
  • La classification des différentes missions par nature d’activité et de sous-activités,
  • La gestion des notifications.
  • Et bien d’autres encore !

Quels sont les avantages du multi-planning ?

L’utilisation d’un planning en ligne présente de nombreux avantages pour les entreprises.

Vous gagnez du temps !

Tout d’abord, elle permet de centraliser les informations relatives à la disponibilité des équipes, évitant ainsi les appels répétés pour obtenir ces informations. Des systèmes d’alertes et de notifications permettent à chacun des acteurs d’être au courant des dernières évolutions, mais également de suivre chaque projet.

Le but est de libérer du temps pour les managers et de simplifier la coordination des activités. Les dirigeants peuvent ainsi se concentrer sur les tâches prioritaires liées à l’activité de l’entreprise et améliorer leur productivité.

Vous améliorez la productivité des équipes

Le recours à un agenda collaboratif permet à un dirigeant d’optimiser la gestion des plannings quotidiens et de gagner du temps, qu’il pourra investir dans les tâches prioritaires liées à l’activité de l’entreprise.

Un exemple concret est celui d’un directeur commercial qui peut déléguer la gestion du planning de sa flotte commerciale à un système de planification en ligne. Ainsi, il peut se concentrer sur des activités plus importantes telles que la conquête de nouveaux clients, la fidélisation de la clientèle ou la mise en place de stratégies commerciales novatrices.

Des logiciels comme Visual Planning vous permettent de gagner du temps sur des tâches chronophages grâce à l’auto-affectation des ressources et à l’ordonnancement des tâches disponible via l’automatisation !

Vous avez une vue d’ensemble de votre activité

La mise en place d’un planning en ligne peut offrir une vue d’ensemble complète de l’activité d’une entreprise. Cela peut être particulièrement utile pour les dirigeants d’entreprise qui souhaitent anticiper les périodes de forte et de faible activité afin de mieux gérer leur entreprise.

Par exemple, dans le secteur de la formation professionnelle, un calendrier partagé peut aider à prévoir les besoins en personnel, à gérer les plannings des salles de formation et à organiser les sessions d’enseignement. Cela permettra aux dirigeants d’entreprise de mieux gérer leur activité et de planifier en conséquence. C’est également le cas dans le cadre de la gestion de chantier puisqu’un chef de chantier pourra créer des accès pour des ressources externes, attribuer des ressources à des activités ou encore, planifier les futures étapes du chantier de construction !

Vous améliorez la communication interne

Le planning en ligne peut grandement faciliter la communication entre les différents services d’une entreprise. En donnant un accès en temps réel aux informations relatives à l’activité de chaque service, les salariés peuvent gagner du temps et améliorer leur productivité. De plus, cela permet de favoriser le partage d’informations importantes entre les différentes équipes.

Par exemple, une agence de consulting pourrait facilement communiquer les dates butoirs d’une mission auprès de l’ensemble de ses consultants en amont d’un comité de pilotage chez un client. Un ensemble de gestion de droit permettrait également à tous les utilisateurs le désirant, d’accéder à des informations, afin que vous puissiez simplifier l’accès à l’information, mais également réduire les délais d’attente et/ou dupliquât.

Vous optimisez l’organisation interne pour réduire les erreurs

Le recours à un calendrier partagé en entreprise peut grandement faciliter la gestion des rendez-vous et limiter les erreurs organisationnelles. Dans un cabinet regroupant plusieurs praticiens, par exemple, une secrétaire médicale peut utiliser un planning en ligne pour éviter les doubles rendez-vous sur un même créneau horaire. Cela permet également de mieux coordonner les activités des différents praticiens.

Vous optimisez la gestion de votre agenda

Les prises de rendez-vous peuvent rapidement devenir chronophages lorsqu’elles sont gérées par email. L’utilisation d’un calendrier en ligne permet de simplifier la reprogrammation, l’annulation et la notification de ses contacts. Cet outil est particulièrement utile pour les métiers sur le terrain puisque la disponibilité sur plusieurs supports tel qu’une application mobile, de gérer et/ou créer des rendez-vous/interventions futures !

Par exemple, un exploitant agricole pourra accéder à l’agenda partagé de son entreprise directement depuis son smartphone, ce qui lui permettra de gérer facilement les rendez-vous avec les clients et les fournisseurs. Les professionnels des métiers tertiaires peuvent également bénéficier de cet outil pour optimiser la gestion de leur emploi du temps.

Vous contrôlez l’accès aux plannings collaboratifs

La fonctionnalité de contrôle d’accès d’un planning collaboratif permet aux dirigeants de définir les niveaux d’accès de leurs employés, en fonction de leur position hiérarchique et de leur rôle dans l’entreprise. Cette mesure de sécurité permet de protéger les données confidentielles de l’entreprise, particulièrement dans les secteurs industriels où les informations sur la production sont sensibles. En limitant l’accès à un groupe spécifique de personnes, les entreprises peuvent garantir la sécurité de leurs informations.

Vous facilitez la mobilité professionnelle

Les professionnels ont besoin de rester connectés à leur entreprise même lorsqu’ils sont en déplacement. Avec un agenda en ligne accessible via une application mobile, ils peuvent facilement consulter leur planning, ajouter des rendez-vous et rester au courant des mises à jour en temps réel. Cela peut s’avérer particulièrement utile pour les avocats qui travaillent avec plusieurs confrères et doivent gérer leur emploi du temps en conséquence.

Pourquoi choisir Visual Planning pour vos équipes ?

Visual Planning est un logiciel de gestion de planning qui répond parfaitement aux attentes des entreprises en matière de logiciel multi-planning. Grâce à sa capacité à gérer différents types de planning simultanément, il permet aux équipes de travailler plus efficacement en améliorant la coordination et la communication interne.

Le logiciel multi-planning propose une interface intuitive et personnalisable, qui permet de visualiser en temps réel l’ensemble des tâches à réaliser et les disponibilités de chaque membre de l’équipe. Il permet également de planifier des ressources telles que des salles de réunion, des véhicules ou des équipements pour éviter les conflits d’utilisation.

Visual Planning s’adapte à tous les secteurs d’activité, de l’industrie à la santé en passant par les collectivités locales ou les services aux entreprises. Il peut être utilisé en mode collaboratif et permet à chaque utilisateur de suivre l’avancement de son propre planning, mais aussi de ceux des autres membres de son équipe.

Le logiciel offre également des fonctionnalités avancées pour faciliter la planification et la gestion des plannings, telles que la possibilité de définir des alertes pour éviter les retards, d’attribuer des tâches à des membres spécifiques de l’équipe ou encore de générer des rapports pour suivre l’activité de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel multi-planning ? N’hésitez pas à demander une démonstration personnalisée !