SaaS vs. Software On-Premise: ¿cuál elegir para gestionar tus proyectos?

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Hoy en día, cualquier empresa que desee optimizar la gestión de sus proyectos debe utilizar un software específico que facilite la comunicación y el trabajo en colaboración entre el jefe de proyecto y los equipos operativos. En efecto, el uso de una única plataforma con múltiples funcionalidades permite la automatización de un cierto número de tareas para que los equipos de proyecto se concentren en su actividad principal y aporten más valor añadido.

Así, cuando una empresa decide utilizar un software de gestión de proyectos, generalmente puede elegir entre dos tipos de alojamiento informático: SaaS y On-Premise. Pero ¿qué significan estos términos? ¿Y cuál debería elegir para la gestión de su proyecto? Visual Planning explica un poco más sobre este tema y te ofrece algunos consejos.

¿Cuál es la diferencia entre SaaS y On-Premise?

¿Qué es un software SaaS?

 La principal característica del software en modo SaaS es que se puede acceder a él en cualquier lugar, desde una simple conexión a Internet. De hecho, SaaS significa “Software as a Service”, que puede traducirse como: Software como servicio. Así, el software es alojado por su editor y, por tanto, deslocalizado. Se puede acceder a ella mediante una suscripción mensual o anual, que se paga directamente al editor.

Así, al suscribirse, la empresa tiene acceso a los servicios que ofrece el software durante un periodo determinado (que varía según el tipo de suscripción). El precio de la suscripción incluye:

• • • Acceso a las funciones del software
    • Alojamiento y almacenamiento de datos en el servidor del editor
    • Mantenimiento y asistencia

¿Qué es el software On-Premise?

“On-Premise” puede traducirse como “in-situ”. El software On-Premise se instala directamente en los servidores u ordenadores de la empresa. La empresa compra la licencia del software para un uso ilimitado. De hecho, el software pertenece a la empresa.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del Saas?

Las ventajas de la modalidad SaaS

Con el software en modo SaaS, la empresa se beneficia de una herramienta:

• • • Accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, sólo se necesita una simple conexión a Internet.
    • Todo incluido: el mantenimiento, la asistencia, la formación y las actualizaciones del software están incluidos en la suscripción. Esto significa que la empresa puede obtener ayuda en cualquier momento si surge un problema y puede recibir formación del proveedor de servicios.
    • Rapidez operativa: el hecho de que el software esté externalizado ahorra tiempo, ya que no es necesario instalarlo en toda la infraestructura informática de la empresa.
    • Garantiza la seguridad de los datos: el proveedor de servicios elegido, como Visual Planning por ejemplo, garantiza la protección y confidencialidad de los datos. Estos datos se alojan, encriptan y guardan en centros de datos de alta seguridad.

Las desventajas del modo SaaS

Sin embargo, optar por un software en modo SaaS tiene algunas desventajas:

• • • Este tipo de alojamiento requiere una conexión a Internet potente y rápida, aunque el proveedor ofrezca un modo offline. Incluso con esta opción, se requiere una excelente conexión a Internet para sincronizar los datos.
    • Hay cuotas de suscripción periódicas.
    • La empresa confía el almacenamiento y la protección de sus datos a un proveedor de servicios externo. Por lo tanto, no tiene ningún control sobre la seguridad de sus propios datos.
    • Si el proveedor de servicios falla (avería o quiebra), la empresa se arriesga a perder todos sus datos y tendrá que sufrir interrupciones en sus procesos mientras espera encontrar otro proveedor de servicios.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del modo On-Premise?

El modo de compra de licencias es una solución clásica que se ha ido adaptando a lo largo de los años para responder a los nuevos procesos de trabajo, especialmente en la gestión de proyectos.

Las ventajas del modo On-Premise

Entre las ventajas del software en modo On-Premise, podemos citar:

• • • Autonomía: en el modo de compra de licencias, el software pertenece a la empresa y todos sus datos están centralizados internamente. De este modo, la empresa puede configurar la herramienta como desee en función de sus necesidades.
    • Seguridad de los datos: la empresa mantiene el control de todos sus datos ya que se encuentran en sus servidores.
    • La seguridad de poder trabajar sin conexión a Internet: incluso en caso de corte de Internet, los equipos pueden seguir trabajando en el software, ya que no requiere conexión a Internet.
    • La ventaja financiera: una vez que la empresa ha comprado el software, éste le pertenece por tiempo ilimitado. Sólo se pueden cargar a la empresa los costes anuales de mantenimiento, a no ser que disponga de los conocimientos técnicos necesarios en la empresa. En cualquier caso, la adquisición de software en modo On-Premise puede resultar más económica a largo plazo.

Las desventajas del modo On-Premise

Entre las desventajas del software adquirido en modo On-Premise, podemos citar:

• • • El riesgo de obsolescencia a largo plazo del software en ausencia de las actualizaciones y el mantenimiento previstos en el contrato.
    • Los costes de mantenimiento y actualización pueden ser elevados.
    • Costes de formación para que los empleados aprendan a utilizar el software.
    • El riesgo de saturación de las redes privadas que alojan el software. De hecho, las empresas no disponen de centros de datos tan potentes como los proveedores externos especializados. En el caso de volúmenes de datos muy grandes, las redes privadas virtuales de las empresas (VPN o Virtual Private Networks) pueden no ser suficientes para almacenar todos los datos y dificultar el acceso al software.

¿Cómo elegir correctamente entre SaaS y On-Premise?

Como habrás comprendido, ambas soluciones tienen ventajas e inconvenientes. Para hacer la mejor elección posible, hay que tener en cuenta ciertos criterios, como el tamaño de la empresa y sus especificidades.

Para obtener una imagen más clara, la empresa debe hacerse las preguntas adecuadas:

1. 1. ¿Es mejor gastar una gran cantidad de dinero en programas informáticos u optar por una fórmula de suscripción para repartir los gastos? Para pagos mensuales y más flexibilidad, opte por SaaS.

1. 2. ¿Quiere estar seguro de poder utilizar el software sin conexión a Internet? En ese caso, opte por el modo On-Premise.

1. 3. Si tienes datos altamente confidenciales, ¿quieres mantener el control de su seguridad? En este caso, opte por el modo On-Premise.

1. 4. ¿Su red informática es lo suficientemente potente como para alojar software On-Premise?

1. 5. ¿Quiere incluir la adquisición de software de gestión de proyectos en sus gastos de funcionamiento o en sus gastos de capital? En el primer caso, es mejor optar por un contrato SaaS y en el segundo, por un contrato On-Premise.

1. 6. ¿Quiere una oferta “todo incluido”, desde el acceso a las funciones hasta la asistencia en caso de problemas, pasando por las actualizaciones del software y la formación de los empleados? Si es así, es preferible que opte por el software SaaS.

Para asegurarse de que hace la elección correcta, tenga en cuenta sus necesidades en términos de funcionalidad, el tamaño de su infraestructura informática, su presupuesto y sus expectativas en términos de protección de datos.

En Visual Planning, ofrecemos soluciones de gestión de proyectos adaptadas a tu negocio. Nuestro software está disponible en modo SaaS o en modo de compra de licencia (On-Premise).

Nuestro módulo de gestión de proyectos Visual Planning está dirigida a todos los actores del proyecto. Afecta tanto a los jefes de proyecto (directores de proyecto, gerentes de proyecto) como a los miembros del equipo operativo del proyecto. Este módulo responde a todas las necesidades en los diferentes aspectos, ofreciendo funciones adaptadas a tu empresa y a cada proyecto.

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