¿Qué es la gestión de flotas?

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Ya sea que tengas algunos camiones en el campo o cientos de vehículos comerciales en uso, una buena gestión de flotas es importante. Desde la seguridad de tu flota y la de tus empleados, siempre es importante tener una gestión adecuada de todo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Una buena gestión de flotas normalmente requiere invertir en software u otra tecnología para realizar el trabajo. A continuación, podrás obtener más información sobre la gestión de flotas y la tecnología que necesitas para respaldarla.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es exactamente lo que parece: es el trabajo involucrado en la gestión proactiva de una flota de vehículos necesarios para manejar las tareas de un negocio, ya sea de tres camiones o de 103.

Algunas actividades relacionadas con la gestión de una flota pueden incluir:

• • Garantizar que los vehículos estén bien mantenidos y sean seguros
  • Programar vehículos, conductores y equipos para que todos puedan llegar a donde necesitan estar con las herramientas y equipos adecuados
  • Gestión del consumo de combustible y adopción de medidas para ahorrar dinero en combustible y otros costos de los vehículos
  • Garantizar que los conductores estén adecuadamente capacitados y certificados para operar diversos vehículos
  • Llevar registros de seguros
  • Planificación de rutas para optimizar la seguridad y la eficiencia
  • Ser parte de los procesos de adquisición de vehículos

Como puedes ver, la gestión de una flota no sólo significa la gestión de los vehículos. Una gestión sólida de la flota adopta un enfoque holístico, que incorpora la supervisión y la gestión proactiva de vehículos, herramientas, personas y procesos para garantizar la eficiencia, la seguridad y el funcionamiento rentable de un negocio.

¿Pero qué es el software de gestión de flotas?

El software de gestión de flotas se refiere a herramientas técnicas que te ayudan y ayudan a tu equipo a realizar todas las tareas con mayor eficiencia y menos molestias. Con el programa adecuado, puedes automatizar muchas de las tareas involucradas en la supervisión de una flota. Esto te ayudará a capacitar a tus empleados para tomar buenas decisiones, protegiendo tus activos y ganancias sin hacer que sea imposible o frustrante para todos hacer su trabajo.

¿Pero qué es el software de gestión de flotas?

Gestionar una flota puede ser mucho trabajo, pero también ofrece muchos beneficios para empresas de todos los tamaños. Aquí están apenas algunas ventajas que la buena gestión de la flota puede traer a tu negocio.

Ahorro y control de costes

Como empresa que depende en gran medida de los vehículos, tu sabes que gran parte de tu presupuesto está destinado a abastecer de combustible y mantener esos automóviles, camiones y camionetas. Según un estudio, el combustible constituye alrededor del 40% de los costes asociados con flotas de camiones. Ya sea que se trate de camiones de reparto o camionetas de equipo, estos vehículos tienden a consumir mucho de tu presupuesto.

Si bien no puedes deshacerte de esos presupuestos por completo, puedes reducir y controlar los costes con procesos de administración sólidos. Las formas en que la gestión de flotas y el software de soporte pueden ayudarte a controlar los costes incluyen:

• • Seguimiento del uso de vehículos (y combustible) para que puedas identificar y abordar posibles prácticas de desperdicio (es decir, tiempo de inactividad innecesario)
  • Optimización de rutas para eliminar áreas donde la ralentización del tráfico habitual u otros obstáculos aumentan el uso de combustible
  • Ubicar los vehículos más cercanos a llamadas no planificadas para reducir el tiempo de viaje cuando se enrutan conductores y equipos
  • Instituir y administrar programas de combustible y mantenimiento para garantizar que todos los vehículos funcionen de la manera más eficiente posible
  • Desarrollar procesos en tiempo real que capaciten a los conductores y equipos con la capacidad y el conocimiento para tomar decisiones de ahorro de combustible y recursos

Mejor gestión de riesgos

Los ahorros tampoco se detienen en las líneas presupuestarias que planeas. El software de gestión de flotas adecuado también puede ayudarte a mantener el cumplimiento y respaldar la gestión de riesgos.

Por ejemplo, puedes configurar el software para que te notifique cuando alguien ya haya registrado mucho tiempo de conducción en una semana determinada. Además, esto te ayudará a garantizar que no programes conductores que podrían estar cansados y que tendrían mayor riesgo de accidentes. Y si te encuentras en una industria o situación regulada, puedes asegurarte de que todos estén por debajo de estos requisitos.

Sin embargo, va más allá de garantizar que los conductores no se queden dormidos detrás del volante. El software de gestión de flotas también te permite:

• • Comprender dónde están todos tus vehículos en tiempo real
  • Desarrollar e implementar planes de desastres relacionados con la flota para respaldar la continuidad del negocio en una variedad de escenarios
  • Gestionar activamente las rutas para mantener a las personas y los bienes más seguros gracias a las actualizaciones meteorológicas, las noticias locales y otros factores

Aumenta la moral del conductor y del equipo

Invertir en este tipo de tecnologías ayuda a demostrar a tus equipos y conductores que te preocupas por ellos y por su trabajo. Eso solo puede ayudarte a aumentar la moral. Y cuando tus empleados estén más felices, la gestión de recursos humanos será mucho más fácil.

Si tienes un software que te permita realizar una buena gestión de flotas, también te permitirá:

• • Capacitar a los equipos para que tomen decisiones que faciliten el trabajo
  • Apoyar el éxito de los empleados y los equipos para que puedan crecer más fácilmente con tu empresa
  • Proporciona comunicación adicional y orientación sobre el proceso para que los miembros de los equipos no tengan que depender de cuestionamientos estresantes o verse atrapados en problemas de falta de comunicación

Mejor gestión del servicio al cliente

No solo es una forma importante y eficaz de mejorar la eficiencia y la moral, el software de gestión de flotas también te ayudará a brindar un mejor servicio al cliente. Cuando tus equipos llegan al trabajo más rápido, trabajan de manera más eficiente y están menos estresados ​​por problemas con el transporte, pueden responder mejor a las preocupaciones de los clientes con actitudes positivas y amistosas.

Pasos para elegir el software de gestión de flotas

¿Cómo encuentras un sistema de gestión de flotas que te permita disfrutar de algunos de estos beneficios? Sigue los pasos a continuación.

1. Define tu proceso actual y el estado futuro deseado: ¿Qué está pasando con tu flota y tus empleados ahora? Dentro de esos procesos, ¿qué está funcionando y qué se podría mejorar? ¿Puedes ver oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir los errores y ahorrar tiempo? Trabaja con tu equipo para determinar cómo deseas que se vea el proceso.
2. Ten en cuenta el crecimiento en el futuro: una vez que hayas definido tu proceso deseado, pregúntate cómo debería verse si agregas un 10% más de clientes. ¿Y si agregas un 20% más? ¿Qué pasa si duplicas la carga de clientes? Necesitas procesos y tecnología que puedas escalar para respaldar tu crecimiento.
3. Crea dos listas: la primera lista debe tener todas las características que debe tener tu software de gestión de flotas. No marcar una casilla en esta lista significa que el software en cuestión no es adecuado para ti. La segunda lista debe incluir otras cosas que desees dentro de tu software de gestión de flotas, pero que no necesitas en absoluto.
4. Empieza a buscar opciones: busca un software que marque todas las casillas obligatorias y tantas como sea posible. Programa demostraciones con aquellas opciones que cumplan con estos criterios.
5. Aprovecha las demostraciones y pruebas gratuitas cuando sea posible: ver el software en acción es importante, pero sería ideal si puedes ensayar la tecnología para comprender cómo se siente el usarlo.
6. Una vez que tomes una decisión sobre un software en particular, trabaja en estrecha colaboración con el equipo de implementación del proveedor para integrarlo en tus procesos. No escatimes ni te saltes los pasos de compra, el informar sobre este nuevo software a tus empleados y la capacitación para todos. Cuanto más positivos sean tus empleados acerca de un nuevo cambio técnico, es más probable que se adopte de la manera más fluida y positiva posible.

¿Está listo para probar una opción de software de gestión de flotas profesional con muchas características y beneficios? Ponte en contacto con nosotros para una demostración gratuita basada en tus necesidades o simplemente escríbenos para conversar sobre tu proyecto.