¿Por qué es importante la planificación?

Hay tantos horarios como empresas. En efecto, la creación, las funcionalidades, así como los procesos de gestión de una planificación dependen de las características de la empresa y de los departamentos que la componen. Por ello, es esencial seleccionar un software de planificación que responda plenamente a tus necesidades. En este artículo, Visual Planning te invita a descubrir los retos de la planificación. También te mostraremos cuáles pueden ser las repercusiones de una mala gestión de la planificación para la empresa. Por último, te explicaremos cómo el software de planificación Visual Planning puede ayudarte a mejorar el rendimiento de tu empresa.

Gestión de la planificación: ¿cuáles son los problemas?    

Dado que la gestión de la planificación tiene un impacto directo en las distintas estrategias de la empresa (ventas, RRHH, gestión de proyectos, gestión de la producción, gestión de flotas, gestión de intervenciones, etc.), es necesario crear una herramienta de planificación a medida, independientemente del tamaño de tu empresa (VSE/PYME/SMI/Grandes Cuentas).

Esta etapa de diseño/creación es crucial, ya que debe responder a 3 grandes retos.

La gestión debe permitir anticipar las necesidades para apoyar las operaciones

Como gestor y responsable de la planificación, debes estimar tus necesidades de recursos humanos y materiales para permitir un avance eficaz de tus proyectos, en función de tu naturaleza y de tus calendarios provisionales.

Actualizando regularmente los datos correspondientes a la disponibilidad y competencias de cada empleado, podrás gestionar más fácilmente tus equipos operativos.

Por ejemplo, si trabajas en un proyecto que requiere competencias específicas, debes poder recurrir a los mejores perfiles para responder a la demanda del cliente. Hacer esta selección manualmente llevaría demasiado tiempo. Con un software de planificación, puedes encontrar los recursos adecuados en unos pocos clics, utilizando filtros u otras funciones para facilitar la búsqueda.

Esta anticipación de las necesidades es una cuestión importante, porque no sólo colabora más rápida y fácilmente con tus equipos, sino que puedes programar la formación o la contratación en función de tus contratos y de la evolución de tus actividades.

La gestión  debe permitirte desplegar rápidamente equipos sobre el terreno o sobre el avance de un proyecto

Cualquiera que sea el sector de actividad en el que evolucione, como responsable de planificación, debe disponer de herramientas eficaces para facilitar su gestión diaria. Así, la gestión de la planificación debe estar automatizada para disponer de una visión panorámica global de su actividad en tiempo real. Esto es posible gracias a la recopilación de información actualizada regularmente, lo que facilita el trabajo de los gestores y responsables de recursos humanos.

Por ejemplo, si utilizas hojas Excel, puedes encontrarte con errores de introducción de datos, dificultades de comunicación con tus equipos y retrasos en la gestión de tus proyectos.

En cambio, si trabajas en una interfaz única con tus empleados, ganarás tiempo y productividad. Puedes desplegar inmediatamente equipos operativos durante todo el año. Al automatizar ciertas tareas, puedes concentrarte en tu actividad principal. Al garantizar el despliegue rápido de tus equipos a lo largo del año, construirás una relación de confianza con tus clientes, que apreciarán tu capacidad de respuesta.

La gestión de los plazos debe permitirte controlar y optimizar la rentabilidad de tus proyectos

Cuando gestionas un proyecto, debes encontrar la mejor manera de utilizar el presupuesto asignado para optimizar su rentabilidad y maximizar la satisfacción del cliente.

La capacidad de anticipación reduce drásticamente el riesgo de sorpresas desagradables y te da credibilidad ante los clientes. Utilizando un software de gestión de la planificación, dispondrás de todas las claves para llevar a buen término tus proyectos, dentro de los presupuestos asignados al principio. E incluso puedes anticipar posibles peligros para aplicar medidas correctivas y respetar el pliego de condiciones sin recortar tu margen y, por tanto, tu rentabilidad.

Mala planificación: ¿cuáles son las consecuencias?

Si pierdes un tiempo precioso haciendo tareas que podrían automatizarse:

• • • Tendrás mucha menos capacidad de respuesta y te resultará difícil comunicarte eficazmente con tus equipos;
    • Tu capacidad de anticipación y adaptación se reducirá considerablemente;
    • Tarde o temprano tendrás dificultades para encontrar empleados disponibles y con las competencias necesarias para una emergencia o una misión específica;
    • Correrás el riesgo de tomar decisiones arbitrarias;
    • Te retrasarás y tendrás que reducir tu margen para intentar compensar el retraso;
    • Tus clientes quedarán insatisfechos y puedes perder su confianza;

Además, una mala gestión del calendario afectará tu relación con la dirección de la empresa:

• • • Si no tienes una visión clara y detallada del avance de tus proyectos, no podrás proporcionar la información que el equipo directivo necesita para evaluar la productividad de los proyectos y afinar su estrategia basándose en tus informes.
    • En las reuniones con los clientes, si el equipo directivo no dispone de datos fiables y verificables, perderá credibilidad y se arriesgará a perder el negocio.

Por último, una mala gestión de los calendarios repercute en la gestión de los recursos humanos:

• • • Sin datos fiables sobre las competencias y la disponibilidad de los empleados, es difícil desarrollar el talento, planificar la formación u organizar seminarios para unir y motivar a los equipos.
    • Sin visibilidad sobre las necesidades de recursos de la empresa, los responsables de recursos humanos no pueden contratar eficazmente.

Visual Planning: múltiples soluciones de gestión en un solo software

Totalmente personalizable, el software Visual Planning te permite crear diferentes soluciones de planificación para la gestión de proyectos y de recursos a medida que responden a las necesidades de tu empresa. Gestión de proyectos, gestión de obras o construcciones, gestión de intervenciones, gestión de recursos humanos, CRM, gestión de producción o incluso gestión de flotas o materiales… Para cada actividad existe una solución de gestión de planificación.

Puedes elegir una solución específica o combinar varias soluciones en el mismo software. Por ejemplo, en una organización con una gran variedad de actividades a veces complejas, utilizar una única herramienta para gestionar los tiempos de proyecto de cada actividad es una gran ayuda para nuestros clientes.

Evita la necesidad de múltiples herramientas y facilita mucho la gestión diaria. Además, una buena gestión de la planificación mejora el rendimiento y la rentabilidad de la empresa. Al equiparse con un software de alto rendimiento que responda a los retos de la empresa, puedes estar seguro de perpetuar tu negocio, mejorar la satisfacción y optimizar tu rentabilidad.

¿Deseas saber más sobre las soluciones que ofrece nuestra herramienta Visual Planning? No dudes en solicitar una demostración personalizada aquí.