Planificación compartida: ¿cuál es el interés de compartir la planificación con tus equipos?

Con el auge del trabajo colaborativo, muchas empresas han optado por invertir en soluciones digitales para mejorar la colaboración y la planificación compartida entre equipos. Y entre ellas, el calendario compartido es una herramienta muy eficaz para gestionar y modificar tu agenda y la de tus colaboradores. Al crear un calendario compartido con Visual Planning, tienes la posibilidad de compartir sus agendas profesionales con las personas que desees.

Descubre qué es una agenda compartida y por qué es útil para tu empresa. Por último, te mostraremos por qué debes elegir Visual Planning para crear tus agendas compartidas.

¿Qué es una agenda compartida? 

Una agenda compartida es una herramienta de planificación que permite a varias personas de una empresa o equipo ver y coordinar las próximas tareas y eventos. Permite planificar actividades en tiempo real, seguir el progreso de los proyectos, evitar conflictos de planificación y maximizar la eficiencia del equipo.

Los miembros del equipo pueden consultar el calendario compartido para ver sus tareas y responsabilidades, así como los plazos. Las herramientas de planificación compartida pueden adoptar muchas formas, como hojas de cálculo, software de gestión de proyectos o aplicaciones web especializadas.

Al utilizar un calendario compartido, los miembros del equipo también pueden comunicarse más eficazmente sobre las tareas que hay que hacer, los recursos necesarios y los plazos que hay que cumplir. Esto permite una mejor coordinación entre los miembros del equipo y una mejor gestión del tiempo y las prioridades.

6 razones para utilizar la planificación compartida

Hay varias razones para utilizar la planificación compartida. Entre ellas, podemos mencionar 6.

1. Coordinas tareas y actividades 

Al utilizar la planificación compartida, los miembros del equipo pueden ver lo que está haciendo cada uno y asegurarse de que las tareas se distribuyen de forma equitativa.

Ejemplo: trabajas en una empresa en la que varios miembros del equipo están trabajando en el mismo proyecto. Mediante el uso de un horario compartido, puedes ver quién está trabajando en qué, lo que facilita la coordinación de tareas y garantiza que cada miembro del equipo está contribuyendo al proyecto.

2. Evitas conflictos de planificación 

Un horario compartido permite ver fácilmente la disponibilidad de cada uno, lo que facilita la planificación de reuniones, llamadas, viajes y otros eventos.

Ejemplo: trabajas con compañeros en zonas horarias diferentes. Al utilizar un horario compartido, puedes ver la disponibilidad de cada uno y programar reuniones y llamadas en función según la disponibilidad.

3. Ahorrarás tiempo

Al tener una visión clara de las tareas y la disponibilidad, es posible planificar de forma más eficiente y minimizar los retrasos y errores.

Ejemplo: estás trabajando en un proyecto con muchos detalles y plazos. Utilizando un calendario compartido, puedes ver qué tareas se han completado y cuáles quedan por hacer, así como los próximos plazos. Esto te permite planificar tu tiempo de forma más eficiente y minimizar retrasos y errores.

4. Optimizas la productividad

Al ahorrar tiempo en la gestión diaria de la agenda, puedes centrarte más en tu actividad principal y mejorar tu productividad y la de tus equipos.

Ejemplo: estás trabajando en un proyecto de fabricación o producción. Al planificar y organizar las tareas y los recursos necesarios en tiempo real, los miembros del equipo pueden supervisar el calendario, saber qué tareas deben realizarse y cuándo, e informar de cualquier retraso u obstáculo. Al optimizar la planificación y la utilización de los recursos, la planificación compartida ayuda a mejorar la productividad del equipo, minimizar los retrasos y garantizar la entrega a tiempo.

5. Promueves la transparencia

Un horario compartido puede ayudar a promover una cultura de transparencia y responsabilidad al hacer que la información sea accesible para todo el equipo.

Ejemplo: trabajas en una empresa donde es importante compartir información. Utilizando un horario compartido, puedes compartir información sobre tareas, plazos y disponibilidad con todos los miembros del equipo. Esto promueve una cultura de transparencia y responsabilidad.

6. Mejoras el trabajo colaborativo

Al trabajar con el mismo horario, los miembros del equipo pueden coordinarse mejor y trabajar juntos de forma más eficiente.

Ejemplo: trabajas con un equipo repartido en varias sedes. Al utilizar un horario compartido, puedes colaborar con todo el equipo y asegurarte de que todos trabajan en las mismas tareas y en la misma dirección. Esto mejora la colaboración y permite al equipo trabajar de forma más eficiente.

¿Por qué elegir Visual Planning como solución de planificación compartida?

Visual Planning es un software de gestión de proyectos que ofrece numerosas funcionalidades para facilitar la planificación y coordinación de tareas dentro de una empresa.

Nuestro software integra la función de planificación compartida permitiendo a varios usuarios seleccionados consultar y modificar la planificación común en tiempo real. Los cambios realizados se actualizan instantáneamente para todos los usuarios implicados.

Estas son algunas de sus características:

• • • Planificación y gestión de tareas: Visual Planning permite crear tareas y organizarlas en un calendario personalizado. Es posible definir plazos, prioridades, duraciones y asignaciones de recursos para cada tarea.
    • Gestión de recursos: el software permite gestionar los recursos (humanos, materiales, financieros, etc.) y asignarlos a las tareas en función de su disponibilidad. También es posible visualizar el uso de los recursos en tiempo real.
    • Seguimiento del progreso de los proyectos: Visual Planning permite seguir el progreso de los proyectos en tiempo real, gracias a los indicadores de rendimiento y a los informes de actividad. Los miembros del equipo pueden seguir el estado de las tareas y proyectos y anticiparse a posibles retrasos.
    • Colaboración y comunicación: El software facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo gracias a funciones como los comentarios, las notificaciones y las alertas. Los miembros del equipo pueden intercambiar información y documentos en tiempo real.
    • Personalización y flexibilidad: Visual Planning es una herramienta muy flexible que permite personalizar los calendarios y las vistas en función de las necesidades de la empresa o del equipo. Es posible definir filtros, colores y reglas para adaptar la planificación a las especificidades de cada proyecto.
    • Accesibilidad y seguridad: Visual Planning es una herramienta basada en web, lo que permite una fácil accesibilidad para todos los miembros del equipo. El software también ofrece una mayor seguridad para garantizar la confidencialidad de los datos de la empresa.

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