Las mejores prácticas para una planificación eficaz de los equipos

La gestión y planificación de los horarios y calendarios es esencial para optimizar el uso de los recursos y garantizar una mayor productividad a la empresa. Pero entre los objetivos de rentabilidad y los requisitos de los convenios colectivos y el bienestar de los empleados, no siempre es fácil elaborar horarios eficaces para los equipos. Sin embargo, el uso de un software de planificación puede ayudarle a organizar los horarios de los equipos. En este artículo, explicaremos los distintos tipos de horarios y explicaremos cómo crear un plan de trabajo eficaz.

¿Cuáles son los distintos tipos de horario laboral?

De los tipos de horario de trabajo más comunes, existen 3 principales.

Horario a tiempo completo

Un horario a tiempo completo corresponde generalmente a 35 horas de trabajo a la semana, de lunes a viernes, en una franja horaria de 9h a 17h. Por eso, todos los miembros del equipo trabajan el mismo horario. Esto facilita la comunicación con los socios y otras partes interesadas. Este tipo de horario es adecuado para empresas que necesitan que su personal esté constantemente presente durante las horas de trabajo.

Horario a tiempo parcial

Un horario a tiempo parcial significa que los empleados trabajan menos horas que sus compañeros a tiempo completo. Esto puede ser beneficioso para trabajos que no requieren una presencia constante o para empleados que quieren trabajar menos horas. Las horas de trabajo se adaptan a la disponibilidad individual, lo que puede hacer más compleja la planificación. La planificación de horarios a tiempo parcial suele requerir una estrecha comunicación y coordinación entre los miembros del equipo.

Horario de trabajo flexible

Los horarios de trabajo flexibles permiten a los empleados trabajar diferentes horas según su disponibilidad y preferencias. Pueden trabajar a tiempo parcial o completo, pero con horarios más flexibles. Se trata de un modelo de planificación interesante para quienes tienen compromisos personales o familiares, o necesitan trabajar en horarios no tradicionales.

Los horarios flexibles pueden mejorar la satisfacción y la productividad de los empleados, pero también pueden hacer más compleja la planificación. Por ello, los empresarios deben tener en cuenta la disponibilidad individual y velar por que las horas de trabajo se distribuyan equitativamente entre los miembros del equipo.

Cómo elaborar un calendario laboral eficaz: buenas prácticas de planificación

A primera vista, podría pensar que un calendario laboral es una herramienta fácil de configurar. Bastaría con indicar los periodos de trabajo de cada empleado para lograr una planificación eficaz. Pero esta tarea es mucho más compleja de lo que parece. Sin embargo, con la metodología adecuada y un software de gestión de planificación, puede crear un calendario dinámico y óptimo. Veamos los pasos necesarios para crear este tipo de calendario laboral.

Una buena planificación es, ante todo, ¡trabajo en equipo!

No esperes elaborar un plan de trabajo eficaz, tú solo, en tu rincón. La planificación en equipo requiere la colaboración de todos los miembros. Involúcralos en la gestión del horario para conseguir empleados comprometidos y de alto rendimiento. Para ello, centralice la comunicación en su herramienta de planificación y:

• • • Permita el intercambio de franjas horarias en función de las preferencias
    • Anime a los miembros a solicitar las franjas horarias disponibles
    • Garantice una rotación equitativa para todos

Determine las responsabilidades de cada empleado

Cada proyecto conlleva responsabilidades para tus empleados. Para hacer un seguimiento de la actividad con facilidad, centraliza las tareas y responsabilidades de cada uno en una herramienta de gestión de horarios. Así, sabrás quién está trabajando en qué, desde cuándo y hasta cuándo.

• • • Para facilitar este paso, sigue estos consejos:
    • Acuerda tus horarios y revisa tu lista de tareas
    • Añade las tareas de tu equipo a una herramienta en línea
    • Elabora una lista de tareas semanal o mensual para actualizarla periódicamente
    • No olvide incluir cualquier otro asunto que su equipo deba tener en cuenta
    • Utiliza un diagrama de flujo de tareas para identificar qué tareas son necesarias para cada proyecto
    • Deje que los miembros de su equipo decidan su propio programa diario añadiendo tareas directamente

Planifique los descansos y las vacaciones

Cuando planifiques los horarios de tu personal, es importante que tengas en cuenta las pausas reglamentarias previstas en el convenio colectivo aplicable. De hecho, si estas pausas son superiores a 20 minutos, debes incluirlas en tu planificación con antelación. De este modo, se asegurará de disponer siempre de las competencias adecuadas sobre el terreno, cuando las necesite. La misma lógica debe aplicarse a la gestión de los permisos y ausencias de sus empleados.

También es importante tener en cuenta los requisitos de productividad de su empresa a la hora de planificar las pausas y el tiempo libre de su equipo. Asegúrese de planificar las pausas reglamentarias para evitar inconvenientes, que podrían afectar la calidad del trabajo realizado. Si es posible, programe pausas automáticas en el horario de su equipo para facilitar la gestión de las pausas y evitar descuidos.

Garantizar un buen equilibrio entre trabajo y vida privada

Es importante no perder de vista el aspecto humano a la hora de gestionar el horario de un equipo. Hay que procurar que los horarios de trabajo respeten el equilibrio entre la vida profesional y personal de los empleados. Esto significa tener en cuenta no sólo el coste del trabajo, sino también el bienestar del equipo.

Para lograr este objetivo, es aconsejable evitar horarios de trabajo fragmentados que puedan perturbar la vida personal de los empleados. También, es posible programar tareas relacionadas según sea necesario para llenar la jornada laboral. Si un horario de trabajo flexible no es una opción, una alternativa podría ser el trabajo rotativo, como un horario 4×8.

Si tiene en cuenta estas consideraciones, podrá fomentar un entorno de trabajo sano y equilibrado para su equipo.

Aproveche al máximo las funciones de un software de gestión de planificación

Está claro que utilizar Excel para crear la planificación de un equipo puede ser limitado, sobre todo cuando se trata de la falta de funciones como la automatización. Esto no solo representa una considerable pérdida de tiempo, sino que también puede conllevar el riesgo de errores y una sobrecarga de trabajo para tus empleados. Afortunadamente, una herramienta específica de gestión de horarios puede hacer la vida mucho más fácil a su equipo.

Con el software de gestión de horarios, puede:

• • • Definir fácilmente una hora de finalización para cada tarea recurrente;
    • Programar la reasignación de actividades en caso de ausencia o sobrecarga de un empleado;
    • Automatizar la reprogramación de los plazos para los proyectos desplazados o ampliados.

Estas funciones permitirán a su equipo concentrarse en las tareas más importantes, sin tener que preocuparse por la gestión del calendario.

Elija las opciones de visualización que se adapten a sus necesidades

Cuando se utiliza una herramienta de planificación, puede ver su horario de trabajo de varias maneras. Los modos de visualización que ofrece el software son otra ventaja importante.

• • • La vista «calendario» le permite comprender mejor los plazos, mientras que la vista «lista» le ofrece toda la información relevante sobre cada tarea.
    • La tabla Kanban organiza las tareas en columnas correspondientes a las distintas fases del trabajo, proporcionando una visión clara del progreso del proyecto.
    • El diagrama de Gantt es otra herramienta útil para ver las dependencias y los hitos claves.

Todos estos modos de visualización le ayudan a tener una visión general de su equipo y del proyecto en curso. Algunas herramientas de planificación en línea también ofrecen funciones de gestión de proyectos para que puedas seguir el progreso de las tareas y contribuir a su finalización.

Por qué elegir Visual Planning para realizar la planificación de su equipo?

Visual Planning es un software de gestión de planificación que ofrece numerosas ventajas para una planificación eficaz.

• • • Este software permite una gestión centralizada de la planificación de los equipos, ideal para optimizar el uso de los recursos y anticipar las necesidades de personal
    • Gracias a una vista en tiempo real, los usuarios pueden ver todos los horarios que necesitan para tomar las decisiones correctas
    • La flexibilidad de la interfaz personalizable y el alto grado de configuración permiten adaptarla a todo tipo de empresas
    • La colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo garantiza una comunicación y coordinación eficaz
    • La automatización de ciertas tareas recurrentes ahorra tiempo y optimiza la gestión de los recursos.

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