¿Cuáles son las características imprescindibles de un software de gestión de proyectos?

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Los responsables de proyecto saben que, en las empresas, los equipos necesitan disponer de herramientas eficaces para llevar a cabo sus misiones con éxito. Es por esto, que, en las empresas, la gestión de proyectos es cada vez más importante, ¿sabías que con un software podrías ayudar a tus equipos a ser más eficientes y eficaces? Aquí te vamos a presentar cuáles son las características imprescindibles de un software de gestión de proyectos para cualquier tipo de empresa.

Pero ¿cómo elegir una herramienta adecuada? ¿En qué criterios hay que basarse? Y, sobre todo, ¿cuáles son las características imprescindibles que debe poseer un software de gestión de proyectos? Hoy nos centraremos en este último punto. De esta manera, te resultará mucho más fácil clasificar entre las numerosas herramientas disponibles en el mercado: algunas son mucho más eficaces y completas que otras, es innegable.

Así que aquí están las características claves que una herramienta de gestión de proyectos debe incluir para ser realmente interesante:

1. Módulo de planificación y gestión de tareas

Un programa informático de gestión de proyectos no estaría completo sin un módulo de planificación. Este es simplemente imprescindible, ya que permite nivelar todos los pasos y todas las tareas de un proyecto. De esta manera, les será mucho más fácil asignar los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea del proyecto, ya que tendrán una visión de conjunto. También podrá anticipar mejor los posibles problemas y tomar las decisiones necesarias.

Tomemos un ejemplo. Usted sabe que una tarea del proyecto puede ser particularmente compleja. Así que vas a seguir el progreso de este último a través del software de gestión de proyectos. Si en algún momento se tiene la impresión de que se está retrasando, será más fácil analizar la situación y decidir, por ejemplo, asignar o modificar los recursos humanos para ponerse al día.

2. Módulo de gestión de presupuesto

Sin un presupuesto definido, muchos proyectos están condenados al fracaso. Por esta razón, un programa informático de gestión de proyectos debe integrar un módulo de gestión del presupuesto eficaz. Con esta herramienta, debes ser capaz de hacer un seguimiento del presupuesto en todos sus detalles, pero también para cambiar la distribución de los fondos si es necesario.

3. Módulo de gestión de recursos

Para alcanzar los objetivos fijados, el director del proyecto debe prestar especial atención a la asignación de recursos. Y sin un software de gestión de proyectos eficiente, no es necesariamente obvio. A través del módulo de gestión de recursos, podrás hacer un seguimiento de estas en cualquier momento. Y esto, tanto si los recursos son humanos, materiales o incluso de presupuesto.

Tomemos un ejemplo. Para una tarea específica de un proyecto, ustedes han asignado dos recursos humanos, pensando que sería suficiente. Por desgracia, la tarea resulta ser mucho más compleja de lo esperado y el tiempo corre. Esto puede ser costoso desde el punto de vista financiero y, además, puede poner en peligro la continuación del proyecto y, por lo tanto, su éxito. Gracias al módulo de gestión de recursos, podrá asignar un recurso humano adicional a la realización de esta tarea con un solo clic.

4. Módulo de seguimiento y control del tiempo

Gracias al módulo de seguimiento del tiempo, podrá agregar información especialmente importante. De hecho, en cualquier momento se puede hacer un balance de la duración real de cada tarea y por lo tanto su coste. También podrá tomar decisiones a lo largo del proyecto: si un miembro del equipo del proyecto termina una tarea más rápido de lo previsto, podrá pedirle que ayude a un colega que tenga dificultades para cumplir los plazos para su tarea.

Bonus: no olvide el aspecto colaborativo del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos también debe tener un módulo colaborativo para que el trabajo pueda realizarse en las mejores condiciones. En la era del teletrabajo y del flex-office, es inevitable. Su equipo debe ser capaz de comunicarse e intercambiar documentos fácilmente para poner todas las posibilidades en el lado del éxito del proyecto: módulo de intercambio seguro de documentos, chat, correo interno, módulo colaborativo, etc.

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