Principales retos a los que se enfrentan los gestores de proyectos y sus soluciones

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Independientemente del tipo de proyecto (ocasional o recurrente), los gestores de proyectos se enfrentan a menudo a retos que retrasan los plazos de los proyectos, como una mala gestión del tiempo, falta de transparencia entre colegas y recursos mal asignados.

Adoptar una solución de software de gestión de proyectos es una de las mejores respuestas para afrontar esos retos.  En este artículo, te invitamos a aprender más acerca de los principales desafíos encontrados por los gestores de proyectos y sus soluciones como Visual Planning para ayudar a mitigar las ineficiencias.

Gestión de proyectos: ¿qué es?

La gestión de proyectos combina una serie de herramientas, técnicas y métodos que permiten a un gestor de proyectos y a sus equipos completar con éxito una serie de tareas y proyectos. Se considera que un proyecto tiene éxito si cumple sus objetivos definidos, como el plazo y el presupuesto.

Todo proyecto sigue 5 fases:

1. 1. 1. Definición del proyecto: Identificación de objetivos y resultados previstos
      2. Lanzamiento del proyecto: Asignación de recursos, es decir, personal, presupuestos y materiales
      3. Planificación del proyecto: detallar los hitos, los plazos y los controles para garantizar la finalización del proyecto
      4. Ejecución del proyecto: Supervisar el desarrollo del proyecto y ajustar los plazos según sea necesario
      5. Entrega del proyecto: Administrar los resultados y cuantificar el factor de éxito

¿Cuáles son las principales dificultades a las que se enfrentan los gestores de proyectos?

Aunque sobre el papel la planificación de un proyecto parece sencilla, la realidad es que los gestores de proyectos a menudo se ven obligados a adaptar sus planes originales para cumplir sus objetivos finales.

Como resultado, los gestores de proyectos no son ajenos a la resolución de problemas. Hemos elaborado una lista en la que se detallan los obstáculos más comunes a los que se enfrentan cuando se trata de la gestión de tareas:

Dificultades con la gestión del tiempo

Ser capaz de equilibrar las cargas de trabajo del personal, supervisar el desarrollo del proyecto y planificar futuras asignaciones; todo ello mientras se mitiga el agotamiento es una habilidad en sí misma. Por eso, ser capaz de establecer un calendario meticuloso que especifique habilidades, disponibilidad y recursos para cada proyecto; asegura que la estabilidad entre productividad y eficiencia sea posible.

Dificultad para unir equipos

Trabajar en equipo es más fácil decirlo que hacerlo cuando no hay claridad entre los colaboradores. En algunos casos, la confianza en el liderazgo tiende a flaquear cuando las funciones no están claramente definidas. Por eso es importante explicar a los miembros de un equipo los objetivos del proyecto, las funciones y responsabilidades que desempeñan para alcanzar esos resultados.

Dificultades con la planificación del Proyecto

La planificación del proyecto es un paso crucial que no debe ignorarse. Para garantizar una organización eficiente, el plan de acción debe ser claro, comprendido y aprobado por todos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una herramienta ideal para visualizar todo el proyecto. Los hitos también son necesarios para que los equipos sepan a qué atenerse y motivarlos una vez alcanzados los objetivos fijados.

Dificultad para adaptarse a circunstancias imprevistas

Una de las cualidades que se esperan de un buen gestor de proyectos es la capacidad de dar un paso atrás a lo largo del proyecto para tomar medidas correctivas en caso de imprevistos. A veces, las tareas tardan más de lo previsto y las herramientas pueden estropearse. En otras palabras, la gestión de riesgos es necesaria. Es importante disponer de herramientas y prácticas para adaptarse a lo imprevisto. De este modo, el director del proyecto puede asegurarse de que se toman las medidas adecuadas en el momento oportuno.

Qué soluciones aporta una herramienta de gestión de proyectos?

Para hacer frente a los retos encontrados, los gestores de proyectos disponen de soluciones que les ayudan a planificar y gestionar los proyectos en tiempo real. En efecto, una herramienta de gestión de proyectos, como Visual Planning, ofrece múltiples ventajas:

Garantiza una organización perfecta

La herramienta permite definir las diferentes acciones a realizar, identificar los vínculos entre estas diferentes misiones y priorizar estas tareas.

Facilita la asignación de los recursos adecuados en el momento oportuno

Además, un software de gestión de la planificación permite asignar los recursos adecuados (mano de obra, materiales, herramientas, etc.) en función de la disponibilidad, las competencias y su localización.

Establecer un calendario detallado permite identificar las tareas y su estado: por ejecutar, en curso, finalizadas. Así, cada persona puede organizarse en consecuencia para cumplir los plazos.

Facilita la comunicación entre el jefe de proyecto y su equipo

Un software de gestión de proyectos facilita el trabajo colaborativo al permitir que los diferentes actores del proyecto se comuniquen entre sí en tiempo real a través de chats, alertas, notificaciones, etc. Así, cada uno sabe a qué atenerse, actualiza su información en tiempo real y puede alertar al director del proyecto en caso de que surja algún problema. Y una de las principales ventajas de una herramienta de gestión de proyectos es que los datos (calendario del proyecto, hojas de horas, diagramas de Gantt, cuadros de mando) están completamente seguros y son accesibles a distancia a través de una simple conexión a Internet.

Las soluciones de software de Visual Planning están disponibles en licencia o en modo SaaS. No dudes en ponerte en contacto con nosotros o solicitar tu demo personalizada para descubrir mucho más sobre Visual Planning.

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