¿Cómo evitar el retraso en la gestión de los proyectos en la empresa?

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En ocasiones hay proyectos que se retrasan en una empresa por culpa de una mala gestión y eso no es sorprendente ni raro en la actualidad. Como gestor, te alegras cuando los proyectos que diriges no se retrasan demasiado, eso está claro, ¿pero cuando se retrasan que decisiones se pueden tomar para que eso no vuelva a pasar? ¿es posible de evitar el retraso en la gestión de los proyectos?

En los proyectos los retrasos son un auténtico flagelo en las empresas y pueden tener consecuencias financieras desastrosas. Por esto, en algunos casos, puede incluso llevar al fracaso de todo el proyecto.

Como gestor, te das cuenta de que tienes que encontrar una solución para evitar retrasos en los proyectos, pero no eres capaz de identificar las oportunidades adecuadas para evitar este tipo de problemas.

En este artículo, te sugerimos que: identifiques qué puede causar el retraso en la gestión de los proyectos, y luego, cómo aplicar las soluciones adecuadas para evitar este tipo de inconvenientes.

¿Por qué los proyectos de las empresas suelen retrasarse?

Antes de pensar en soluciones, es importante, en primer lugar, identificar por qué tus proyectos se están retrasando. De hecho, de una empresa a otra (e incluso de un proyecto a otro), la explicación puede ser muy diferente.

Estas son las principales causas de los retrasos en los proyectos de las empresas:

• Un problema de planificación: tareas, plazos, recursos, presupuesto, etc., todo debe estar bien definido desde el principio. De hecho, si no es así, los retrasos son inevitables. Por supuesto, en un proyecto siempre hay imprevistos, pero también hay que anticiparse a ellos, en particular dejando siempre un pequeño margen para las tareas complejas.
• Un problema de recursos: ¿has reunido un equipo de proyecto de 3 personas para un proyecto que requiere 5? Ten cuidado con el exceso de trabajo y los errores de tu personal. Del mismo modo, es posible que hayas previsto los recursos humanos necesarios para un proyecto, pero te das cuenta de que uno de tus compañeros abandona en medio de una tarea importante. Por último, si la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto no es óptima, esto también puede provocar retrasos.
• Un problema de proveedores: para avanzar en el proyecto, se necesita un equipo muy específico, pero a veces los proveedores tardan en enviar la mercancía. Si recibes el equipo con retraso, todo el proyecto puede verse afectado.

Por último, algunos clientes siguen pidiendo cambios a lo largo del proyecto, lo que significa que hay que ir de un lado a otro y a veces retroceder.

¿Cuáles son las soluciones para evitar los retrasos en los proyectos de las empresas?

Dependiendo del problema identificado, siempre hay una solución:

• Si se trata de un problema de planificación, te aconsejamos que optes por un software de planificación. Con él, puedes planificar perfectamente todas las tareas, asignar los recursos necesarios y vigilar siempre el progreso del proyecto. Así, si hay que tomar una decisión rápidamente, tendrá todas las cartas en la mano: una técnica eficaz para gestionar mejor los imprevistos.
• Si se trata de una cuestión de recursos, también en este caso el software de planificación puede ser de gran utilidad. Si te das cuenta de que una tarea se está retrasando, puedes decidir inmediatamente asignar un recurso adicional. ¿Temes que un miembro del personal abandone el equipo del proyecto en el transcurso de este? Siempre hay que prever un recurso de reserva para tomar el control en caso de necesidad. Por último, no hay milagros cuando se trata de la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto: tu equipo debe estar en sintonía con la cultura de la empresa y adherirse a ella.
• Si se trata de un problema con el proveedor, tendrás que tener paciencia. Por eso es importante dejar espacio en la agenda: al fin y al cabo, se trata de un imprevisto. Si, por el contrario, tienes problemas regulares con el proveedor, puede que tengas que pensar en sustituirlo.

Por último, si es el cliente quien pide constantemente cambios, puede haber un problema en la fase de definición de requisitos. No descuides esta etapa, es crucial para el éxito de un proyecto.

Con estos consejos, tienes todas las herramientas que necesitas para limitar los retrasos en los proyectos empresariales.

Nuestra solución de software de gestión de proyectos Visual Planning responde a estas problemáticas en todos los aspectos, ofreciendo funciones adaptadas a tu empresa y a cada proyecto.

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