Optimización de la gestión de flotas: modo de empleo

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En las empresas, la optimización de la gestión de flotas es estratégica. En efecto, si se lleva a cabo correctamente, podrá reducir sus costes de funcionamiento y prevenir (o incluso evitar) los errores del sistema de información de su empresa.

¿Pero cómo realizar la optimización de la gestión de flotas de manera estratégica? Le ofrecemos algunos consejos que le permitirán ver más claro y obtener resultados.

El establecimiento de una CMBD

Para optimizar la gestión de flotas de su empresa, debe priorizar en la creación de una base de datos que abarque todo su hardware y software. Se trata de la CMDB (Configuration Management Data Base). Esto es imprescindible, ya que permite tener una visión de toda la flota de vehículos y, por tanto, ganar en proactividad si hay un incidente o si es necesario sustituir material.

Homogeneizar el sistema de información

Hasta hace pocos años, no era raro que cada departamento de una empresa utilizara su propio software. Hoy en día, para que la empresa en su conjunto gane en rendimiento y para que la actualización informática de la flota de vehículos también se facilite, es necesario homogeneizar su sistema de información y eso lo puede lograr con Visual Planning.

¿Por qué utilizar varios programas de planificación o diferentes CRM (Customer Relationship Management) cuando todos los empleados de una empresa podrían utilizar el mismo? Se trata de una decisión estratégica que permite ahorrar tiempo, costes y rendimiento.

¿Pero cómo homogeneizar su sistema de información? Estos son nuestros consejos:

• En primer lugar, es necesario hacer un inventario del equipo informático y de los programas informáticos utilizados en la empresa.
• En segundo lugar, es necesario realizar un estudio de las necesidades en los diferentes servicios: el objetivo final es que todos los colaboradores de la empresa utilicen los nuevos programas seleccionados para la optimización de cada proyecto.
• Finalmente, para evitar el fenómeno de la resistencia al cambio, pida a los gerentes que hablen con cada equipo: es importante explicarles las ventajas de tal sistema y prever sesiones de formación para aprender a dominar las nuevas herramientas.

Automatizar las tareas recurrentes de informática

Algunas tareas informáticas pueden ser automatizadas. Esto incluye las actualizaciones del sistema y de los programas informáticos, el arranque de los servidores y del material o incluso el reinicio de las máquinas en caso de un incidente.

Esto tiene una doble ventaja:

• Los colaboradores del sistema de Informática podrán concentrarse en misiones más complejas, de tal forma que las tareas simples y recurrentes se gestionen automáticamente.
• Usted limita el riesgo de errores: por ejemplo, olvidarse de una sola actualización del sistema puede provocar graves fallos de seguridad. Si la tarea está automatizada, el sistema seguirá siendo perfectamente seguro.

Seguridad del equipo y los programas informáticos para su uso fuera de las instalaciones

El teletrabajo está cada vez más de moda en España y el mundo. Esto es muy bueno para los trabajadores, ya que pueden ahorrar tiempo en el transporte y en el aumento de la eficiencia trabajando desde casa. Pero esto plantea nuevos problemas, sobre todo de seguridad.

Para la optimización de la gestión informática de las flotas de su empresa, es necesario y esencial asegurar el hardware y el software que pueden ser utilizados fuera de la empresa. Esto es importante, incluso si sus colaboradores trabajan con documentos no confidenciales.

Imaginen que uno de sus empleados hace teletrabajo una vez por semana desde su casa y lleva consigo el portátil que usa en su puesto de trabajo. Es importante que el sistema de información sea seguro para su uso con diferentes conexiones para evitar la piratería y la fuga de datos que podrían tener consecuencias desastrosas para la empresa. No olvide que, desde su casa, su empleado no utiliza un wifi tan seguro como el de la empresa: de ahí la importancia de la seguridad del material y de las herramientas.

¿Quieres tener una estrategia para optimizar la gestión de flotas o la gestión del parque informático de tu empresa?

No dudes en ponerte en contacto con nuestros asesores: vamos a poder explicarte el papel que va a desempeñar Visual Planning en esta operación tan importante para tu empresa.